Assistant(e) du cabinet du Maire (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H/semaine Travail en journée (37H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

selon les grilles indiciaires FPT

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Gérer un planning
• Organiser des déplacements professionnels
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

La Ville de Florange (12 000 habitants), située au cœur de la allée de la Fensch, au sein de la Communauté d'Agglomération du Val de Fensch, recrute un ou une assistant(e) du cabinet du Maire.

Sous l'autorité de la Directrice de Cabinet de Monsieur le Maire, l'assistant(e) de cabinet assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services (binôme avec la secrétaire de la direction générale) et les autres collectivités. Il/elle est chargé(e) d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la mise en œuvre et le suivi des politiques publiques. Il/elle participe à la coordination de la représentation et les interventions du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes etc.), le protocole et les actions de proximité.

Missions ou activités
1. Sous la responsabilité de la directrice de cabinet
- Gestion agenda du maire et de la directrice de cabinet
- Gestion des déplacements et réservations
- Gestion des différentes boites mails
- Rédaction de courriers, courriels et éléments de langage pour les discours
- Prise de notes et rédaction de compte rendu de réunions
- Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages téléphoniques et courriers
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers la personne compétente si nécessaire
- Organisation et gestion d'événements protocolaires (cérémonies patriotiques)

2. tâches administratives
- Rédaction et envoi de courriers officiels : Rédiger et expédier les courriers de félicitations à l'occasion des naissances et les lettres de condoléances lors des décès d'habitants
- Gestion des listes d'invités et envoi carton invitations aux manifestations
- Classement et archivages des dossiers

3. Relations fonctionnelles
- Relations directes avec les élus
- Relations fréquentes avec la population
- Relations fréquentes avec la direction générale

Profil recherché : Fonctionnaire ou contractuel

Compétences :
- Maitrise des outils bureautiques (word, excel, publisher.)
- Logiciels spécifiques (FAST, e-convocation)
- Connaissance du statut de la Fonction publique territoriale
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs

Savoir-faire :
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Qualités rédactionnelles (exigées)
- Réactivité, notamment dans le cadre de situation d'urgence
- Polyvalence du fait de l'exercice de mission très variées
- Disponibilité
- Discrétion

Savoir-être :
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Sens pratique
- Capacité d'écoute
- Savoir travailler en équipe

Conditions de travail et avantages :
Temps de travail 37h, disponibilité ponctuelle les soirs et les week-ends
Possibilité d'organiser sa semaine sur 4 jours et demi
25 jours de congés annuels (+ 2 jours de fractionnement) + 12 jours de RTT
Régime indemnitaire selon statut, profil et expérience professionnelle de l'agent.
13ème mois.
Participation de l'employeur aux frais de santé (Mutuelle et Prévoyance).
Affiliation au CNAS et à l'Amicale du Personnel

Merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation obligatoire) par mail : rh@mairie-florange.fr