Gestionnaire administratif et financier (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

38H35/semaine Travail en journée (38H35/semaine Travail en journée)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Selon expérience et grilles Etat

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Logiciels comptables
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Organiser le traitement des commandes
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent

Description de l'offre

CY Advanced Studies (CYAS) est un institut d'études avancées, institut de recherche qui promeut une recherche scientifique de haut niveau, dans toutes les disciplines et qui permet le développement de projets originaux à l'interface des domaines scientifiques. L'équipe de l'institut CYAS est composée actuellement d'un directeur, une secrétaire générale, une coordinatrice de programmes/responsable financière, un chargé d'accompagnement des enseignants-chercheurs invités et du programme manifestations scientifiques, une responsable de la résidence internationale de la recherche (18 appartements) et un technicien logistique. CYAS héberge également le service d'accueil des chercheurs étrangers Access Paris Nord.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi

Mission
- Assurer la gestion administrative et logistique courantes de l'institut

- Assurer la gestion financière du fonctionnement de l'institut et celle de certains programmes en lien avec le reste de l'équipe (mois thématiques, cours doctoraux)

- Etre en appui sur les programmes scientifiques si besoin

- Accueillir et renseigner les usagers de l'Institut

- Assurer la mise à jour du site internet et de la Newsletter, ainsi que la création et la mise à jour du compte LinkedIn

- Participer à l'organisation des guest lectures et des conférences en lien avec les autres membres de l'équipe de CYAS

Et plus précisément :

Gestion administrative et logistique de l'institut : proposer et gérer les commandes nécessaires au fonctionnement quotidien de l'institut, faire des propositions et gérer l'archivage des documents avec l'équipe, proposer des évolutions des processus internes, gérer le calendrier des activités de l'institut avec l'équipe, gérer les vacations administratives.

Gestion financière : gérer les bons de commandes (y compris pour la résidence) et les ordres de missions nécessaires au bon fonctionnement quotidien, faire des reportings avec la responsable financière. Dans le cadre des appels à projets de CYAS, prise de contact avec les laboratoires, les chercheurs invitants et les invités, les différents prestataires pour assurer la gestion financière de certains programmes et participer à leur organisation avec l'équipe (mois thématiques, cours doctoraux) et être en appui sur les programmes scientifiques si besoin auprès des autres membres de l'équipe.

Accueil des usagers de l'institut : accueillir, renseigner et orienter l'ensemble des usagers de l'institut à la maison internationale de la recherche.

Communication : en lien avec les autres contributeurs de l'équipe, mettre à jour le contenu du site internet et participer activement au changement de site. Ecrire du contenu pour la newsletter de CYAS. Assurer la création et la mise à jour du compte LinkedIn.

Guest lectures/conférences : aider à l'organisation des activités scientifiques de CYAS avec les responsables des programmes le cas échéant.