Secrétaire - gestionnaire de dossiers pour la Section B&C (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

1 An(s)

Salaire

à définir selon l'expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  Secrétariat assistanat
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents
  Qualité administrative

Description de l'offre

L'Ordre national des Pharmaciens regroupe près de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité. Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés.

La Section B rassemble les pharmaciens de l'industrie (fabricants, importateurs, exploitants de spécialités pharmaceutiques - un peu plus de 4150 inscrits) et la Section C, les pharmaciens de la distribution en gros (grossiste répartiteurs, dépositaires, distributeurs en gros à l'exportation. - environ 1200 inscrits).

Les deux sections sont gérées par un même service composé d'une cheffe de service, d'un.e secrétaire de direction et de trois secrétaires chargées notamment de la gestion administrative des dossiers des pharmaciens et des établissements.

Nous recherchons, dans le cadre d'un remplacement, un(e) secrétaire gestionnaire de dossiers (H/F).

Le poste :

Votre activité s'articule entre, d'une part, la gestion administrative du tableau de l'Ordre et la relation avec les pharmaciens et, d'autre part, des activités de communication et évènementielles.

Ainsi, sous l'autorité de la Cheffe de service ou de son/sa secrétaire de direction, vous prenez en charge :

- La gestion administrative du tableau de l'Ordre des pharmaciens des 2 sections comprenant, dans le respect de la réglementation et des procédures en vigueur : l'enregistrement et le traitement des demandes, la vérification de la complétude et de la conformité des pièces constitutives des dossiers, le suivi de l'instruction des dossiers, la saisie informatique, l'archivage électronique des documents ;
- La relation avec les pharmaciens : information et réponse aux questions en lien avec l'activité professionnelle et la gestion du tableau, par courrier, téléphone, e-mail ou via le portail de téléservice ;
- La gestion de la communication des deux sections et la contribution à l'organisation d'évènements : actualisation du site internet, proposition et diffusion de mailings aux pharmaciens, suivi des posts LinkedIn, organisation de webinaires ou rencontres.

Vous apportez également votre appui pour d'autres activités telles que la gestion administrative des contentieux disciplinaires, le support à l'organisation de réunions (groupes de travail, réunion des instances), des contrôles (obligation de formation des pharmaciens - DPC).

Votre profil :

Titulaire d'un Bac + 2/3 en secrétariat, gestion, administration, vous disposez d'une première expérience administrative (gestion et traitement de dossiers) acquise dans le secteur de la santé ou dans tout autre secteur réglementé. Une expérience sur des activités de communication serait un plus.

Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (plusieurs logiciels internes, messagerie de masse, GED .) et maîtrisez Pack Office (notamment Excel). Vous êtes à l'aise à l'écrit (qualités rédactionnelles, orthographe) comme à l'oral (nombreux contacts téléphoniques).

Méthodique et rigoureux(euse), vous disposez d'un bon relationnel. Votre capacité à intégrer un cadre réglementaire spécifique, votre sens du service et de l'équipe feront la différence pour réussir dans ce poste.