Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

Temps partiel - 30H/semaine Travail en journée (Temps partiel - 30H/semaine Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Mensuel de 1800.0 Euros à 2200.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

B - Véhicule léger Exigé

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Améliorer des procédures administratives
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Assurer le suivi de dossiers administratifs
• Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)
• Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
• Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
• Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)
• Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Elaborer des tableaux de bord
• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
• Fournir des informations claires et précises par téléphone
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
• Gérer les réservations et les itinéraires de voyage
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Maintenir une relation clientèle de qualité
• Optimiser la performance de l'organisation
• Organiser des déplacements professionnels
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux
• Relayer de l'information
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Traiter les factures et les rapprochements bancaires
• Vérifier les factures et les paiements

Description de l'offre

Société spécialisée dans la location de structures évènementielles et chapiteaux de stockage :

Nous recherchons un(e) Assistant de Gestion Administrative pour rejoindre notre équipe. Ce poste à temps partiel (30h/semaine) offre une possibilité d'évolution vers un temps plein (35h/semaine) selon les besoins de l'entreprise et la performance individuelle.

Gestion générale :
Accueil physique et téléphonique.
Traitement des courriers, appels et emails
Gestion des fournitures et commandes diverses.
Suivi sécurité
Suivi des contrats fournisseurs
Gestion des contentieux
Assurez la transmission des informations en interne et en externe.

Gestion comptable :
Suivi des factures et des paiements
Préparation des documents comptables pour le cabinet d'expertise-comptable
Suivi des encaissements et des relances des créances
Rapprochements bancaires et gestion des écritures comptables de base

Gestion sociale:
Gestion administrative du personnel (Contrats, arrêts de travail, congés, absences)
Préparation des éléments de paie en lien avec le cabinet comptable
Mise à jour des informations dans le logiciel de gestion des ressources humaines
Suivi des formations
Suivi des EPI

Vous avez une expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire

Vous savez faire preuve de réactivité, gérer les priorités, travailler avec rigueur et organisation.

Vous avez une bonne capacité d'anticipation

Vous avez le goût de la satisfaction client.

Poste à pourvoir dès le 18 août 2025, basé à Chemaudin et Vaux.

Travail le lundi / mardi / Jeudi / Vendredi

Rémunération en fonction du profil.