Adjoint(e) au Responsable de Service des Affaires Générales (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H/semaine Travail en journée (37H/semaine Travail en journée)

Expérience

12 Mois

Salaire

Mensuel de 1905.00 Euros sur 13 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil
• Gestion des affaires générales :
• Superviser la gestion de la liste électorale et veiller à l'organisation et au bon déroulement des élections
• Préparer et suivre l'exécution du budget
• Accueillir et fournir des renseignements à la population locale

Description de l'offre

Le service des Affaires générales de la ville de Fontaine recherche son Adjoint(e) au Responsable de Service des Affaires Générales - Agent(e) chargé(e) des Élections et d'État Civil dans le cadre d'une vacance de poste.

Sous la responsabilité du responsable du service Affaires générales, l'agent est chargé :
- du secteur électoral et de l'organisation des scrutins politiques
- du Recensement militaire
- des jurys d'Assises
- des missions ordinaires de l'état civil, actes d'état civil, mariages, certificat de vie
- des missions liées au secteur funéraire
- des demandes de PACS, changement de nom et de prénom

Gérer les élections:
- Accueillir, renseigner, inscrire les citoyens
- Gérer et la réviser les listes électorales
- Participer au scrutin et tenue du bureau centralisateur
- Conseiller sur la partie juridique et réglementaire sur les procédures électorales

Gérer les Jurys d'assises :
- Constituer les listes de candidats et convoquer les candidats et constituer les dossiers à transmettre au Tribunal judiciaire

Gérer le recensement citoyen :
- Accueillir, renseigner, inscrire tous les jeunes de 16 ans
- Constituer et suivre les listes trimestrielles du recensement militaire (organiser la base de données et la télétransmission au service des Armées)

Traiter les demandes de l'état civil :
- Accueillir les usagers et traiter les demandes en matière funéraire, état-civil, formalités : déclaration de reconnaissance, mariage, PACS, changement de nom et de prénom
- Accompagner les familles, constituer le dossier et délivrer les différentes autorisations funéraires, gérer la vente/le renouvellement des concessions

Missions en tant qu'Adjoint au responsable de service :
- Encadrer les 2 agents logistique/vaguemestre
- Aider à la coordination de l'activité et de l'équipe en lien avec le responsable de service
- Assister le responsable de service dans la préparation des commissions électorales et des scrutins
- Assister la préparation et le suivi du budget du service et faire une veille juridique dans tous les secteurs

PROFIL ET COMPÉTENCES
- Maîtriser le cadre législatif et réglementaire relatif aux élections et recensement
- Connaître les fondamentaux de la comptabilité et des marchés publics
- Connaître l'information générale relative à l'état civil (IGREC)
- Connaître les procédures administratives relatives à la délivrance des actes d'état civil, des pièces d'identité et des concessions funéraires
- Savoir utiliser les tableaux de bord et les outils de planification
- Connaître les principes rédactionnels du compte rendu
- Accueillir et renseigner les usagers sur les questions d'inscription sur les listes électorales, de recensement militaire, sur les services de l'état civil, les titres d'identité
- Accueillir et accompagner les familles en deuil, les renseigner sur l'obtention d'une concession funéraire
- Gérer la mise à jour des listes électorales
- Convoquer les commissions de révisions des listes électorales et de recensement militaire
- Assurer une veille juridique et réglementaire en matière électorale
- Collaborer à l'organisation logistique des élections, au contrôle des documents procédures liés aux scrutins
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Être en relation avec les fournisseurs et prestataires de services
- Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse
- Être rigoureux, organisé, autonome, savoir prendre des initiatives, maîtriser les situations de tensions et de conflits potentiels

CONDITIONS :
- Poste permanent sur le grade de Rédacteur (B), ouvert aux titulaires ou à défaut contractuels, ou au détachement pour les autres fonctions publiques
- Rémunération statutaire : traitement indiciaire, régime indemnitaire et prime annuelle
- Prise en charge possible d'une mutuelle et/ou prévoyance labellisée + COS38 + COSACAF + prise en charge des abonnements de transports en commun à hauteur de 75%, abonnement vélo à 100%, participation au restaurant inter-entreprise RIE
Temps de travail: 37h sur 4.5 jours