Assistante de Direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

36H40/semaine Travail en journée (36H40/semaine Travail en journée)

Expérience

5 An(s)

Salaire

Selon profil

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Collecter et analyser des données, des informations Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Organiser et contrôler un approvisionnement
• Réaliser la gestion administrative des contrats Exigé
• Réaliser une veille documentaire
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  Assistante de direction

Description de l'offre

La mission de l'Assistant.e de Direction au sein de la SAIEM de Draguignan

Il.elle assiste le Directeur Général Délégué pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l'exercice de la responsabilité du Directeur.

Il.elle prend en charge le suivi complet de dossiers (consultation des prestataires transverses à l'ensemble de la société et gestion des contrats, mise en œuvre des procédures RGPD).

Il.elle gère les conventions générales et réglementaires de la société, en veillant à garantir leur établissement dans les délais et leur mise à jour régulière (conventions APL, concessions d'aménagement...).

Il.elle participe à la gestion administrative du personnel et anime la communication interne et externe.

Il.elle gère les contrats des prestataires liés au fonctionnement général de la société (gestionnaire de paie, assurances, matériels, ..)et organise les évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, inaugurations,...).

Ses activités principales
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous ;
- Gérer le courrier ;
- Préparer, contrôler et fournir les dossiers et documents nécessaires (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses.) en amont des réunions et instances internes et externes ;
- Suivre les réunions internes et établir des comptes-rendus ;
- Organiser les conseils d'administration, les assemblées générales, comité de coordination, dans le respect des obligations légales et gérer les formalités légales ;
- Contrôler les engagements juridiques transverses de l'entreprise (assurances, sous-traitance.) en centralisant et validant l'ensemble des contrats établis ;
- Organiser la communication externe ;
- Assister le Directeur dans le pilotage des processus internes et dans les outils de reporting ;
- Gérer les achats de la société ;
- Gérer les moyens généraux ;
- Gérer les projets transverses et contrôler les obligations règlementaires de la société CUS, PSP, RGPD, élections représentants des locataires. ;
- Animer la préparation des évènements de la SAIEM ;
- Contribuer à l'ensemble des missions liées à l'administration du personnel, au recrutement, sous les directives du Directeur Général Délégué ;
- Collecter et saisir les variables de paye sur le logiciel SILAE et valider, en lien avec le responsable comptable et financier, les bulletins de salaire ;
- Assurer le respect des affichages obligatoires au sein de l'entreprise ;

Son profil
Bac + 2 Assistanat de direction ou support à l'action managériale.
Une formation complémentaire en ressources humaines ou une appétence pour ce domaine serait un plus.
Une connaissance du secteur d'activité de l'entreprise sera appréciée
Expérience d'au moins 2 ans dans une fonction similaire.

Ses connaissances techniques
- Compétence en gestion administrative
- Capacité rédactionnelle
- Capacité d'organisation et de gestion du temps de travail
- Connaissance des règles d'achat public
- Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et des logiciels spécifiques

Son savoir être
- Rigueur et sens de l'organisation
- Analyse et synthèse
- Aisance relationnelle
- Adaptabilité
- Force de propositions, esprit d'initiatives