Assistant / Assistante administratif(ve) CFA et projet CELIS (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

selon la CCN du 15/03/1966 + prime

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques
• YPAREO
• Esprit d'équipe Exigé
• Sens de l'organisation, rigueur et méthode Exigé
• Promouvoir l'offre de formation
• Disponibilité Exigé
• Aisance relationnelle Exigé
• Expertise des outils informatiques et bureautique Exigé
• Autonomie Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat
  ou gestion

Description de l'offre

L'Ecole Supérieure de Praxis Sociale, centre de formation multi-filières en travail social, porte des activités de formation, de recherche et de développement adaptées aux besoins et évolutions qui traversent l'intervention sociale et médico-sociale. Elle s'engage ainsi à soutenir les innovations permettant de contribuer à la transformation du travail social et de ses formations.

Elle propose et gère :
- des formations des niveaux 3 au niveau 7, au sein des trois pôles de formation (initiale, continue/VAE et apprentissage ),
- des formations continues thématiques et groupes d'analyse de la pratique professionnelle,
- un Centre de Formation d'Apprentis (CFA).

L'École Supérieure de Praxis Sociale, recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour son CFA et pour le projet CELIS.

Missions
Attaché(e) à la Direction Générale Adjointe et au Responsable du CFA , les principales missions du/de l'Assistant(e) Administratif(ve) du CFA et projet CELIS sont les suivantes :

Gestion administrative et logistique des contrats d'apprentissage
- Gérer la mise en place des contrats d'apprentissage (récolte des données jusqu'à la signature du contrat),
- Collecter les demandes et saisir les informations dans des bases de données et logiciels adaptés (YPAREO, Portails des OPCO et du CNFPT) ,
- Répondre aux enquêtes demandées par les différentes autorités en lien avec l'apprentissage (SIFA.),
- Répondre aux demandes des employeurs et transmettre les documents de formation (devis de formation, recueil des renseignements pour l'établissement des contrats d'apprentissage, CERFA, convention de formation.),
- Vérifier des informations saisies par les employeurs dans le cadre du CERFA online,
- Concevoir, adapter et gérer les documents liés aux formations (conventions de formation, tableau de suivi de présence des apprentis, .),
- Veiller et mettre à jour la base de données d'YPAREO,
- Répondre aux demandes des OPCO (demande d'information complémentaire.). Informer les OPCO sur la rupture du contrat
- Être interlocuteur des OPCO pour les différentes démarches et demandes en lien avec le financement des contrats d'apprentissage,
- Saisir la rupture du contrat sur YPAREO,
- Gérer les changements intervenus au cours du contrat (avenants au contrat : changement maitre d'apprentissage, changement de lieu d'exécution du contrat.).
Accueil / Information / Développement
- Être interlocuteur des UFA (répondre aux questions, transmettre les documents, participer à la rencontre des UFA, des apprentis).
- Être interlocuteur des employeurs pour des questions sur le contrat,
- Assurer un suivi personnalisé des prospects jusqu'à la contractualisation
- Être interlocuteur des apprentis pour des questions relatives au contrat,
- Fidéliser les partenaires
- Participer à la prospection commerciale
- Promouvoir l'offre de formation auprès des entreprises et des candidats
- Assurer le suivi commercial des prospects

Suivi et accompagnement administratif des apprentis
- Gestion des conventions de mise à disposition et de mobilité internationale des apprentis (hors employeurs, France, hors France)
- Participer au conseil de perfectionnement du CFA

Projet CELIS (Campus Européen de l'Intervention sociale dans le Rhin supérieur) financé par le Fond de Social Européen
- Gestion administrative et logistique du projet
- Soutien organisationnel, administratif et financier
Suivi et accompagnement administratif de dispositifs de formation au sein de l'école

Connaissances et compétences attendues
- Connaissance et expertise des outils informatiques et bureautiques,
- Connaissance de l'environnement numérique spécifique au secteur de la formation, la connaissance du logiciel YPAREO serait un plus
- Bonne expression orale et écrite,
- Compétences linguistiques en Allemand (projet CELIS),
- Connaissance du cadre règlementaire et législatif de la formation et des EFTS