Secrétaire de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 24 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

80% DU SMIC

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Méthode de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Sténographie
• Techniques de numérisation
• Techniques de prise de notes
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Collecter et analyser des données, des informations
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Gérer un planning
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Organiser et contrôler un approvisionnement
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Réaliser une veille documentaire
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Relayer de l'information
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac+3, Bac+4 ou équivalents

Description de l'offre

Au sein d'une Résidence Autonomie pour personnes âgées et sous la responsabilité du directeur de la mutuelle, vous assurez le poste de secrétaire de direction en contrat d'alternance (24 mois).

Vous effectuerez les tâches de secrétariat courantes, d'accueil de l'établissement et assiste la direction dans ses fonctions.

Missions :
- Réalisation de travaux administratifs courants liés à la vie de l'entreprise (procédures, montage de dossier, classement et gestion du courrier, archivage)
- Rédaction des mails, courriers, comptes rendus des réunions et autres documents professionnels
- Accueil physique et téléphonique des Résidents et visiteurs, transmet ou filtre les communications téléphoniques et assure le premier niveau de contact, gestion de la messagerie électronique
- Gère les stocks et les commandes de fournitures administratives, produits alimentaires et sanitaires
- Renseigne et fait visiter l'établissement aux prospects
- Mise en place et suivi du dossier des Résidents
- En lien avec le service de restauration, assure le suivi des repas des Résidents
- Gère la facturation et la comptabilité clients
- Assure le suivi individuel des Résidents vie le DUI (Dossier Usager Informatisé)
- Participe aux animations proposées aux résidents
- Assiste les résidents si besoin dans leurs démarches administratives
- Porte assistance aux résidents en cas d'appel malade et agit dans leur intérêt
- Planifie, prépare et organise des réunions et évènements, rédige et communique les comptes rendus et/ou les autres documents liés
- Contribue à la gestion, la circulation et la coordination des différents services, de l'information en interne et en externe (gestion de l'affichage dynamique, liens avec les partenaires)
- D'une manière générale, assiste et soutient de façon permanente la vie professionnelle de la direction et des élus de la Mutuelle Cantonale
- Assure le secrétariat et le suivi financier de la Mutuelle Castelrenaudaise

Profil :
- Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et discret(e). Travail en équipe et bon sens du relationnel et du service.

Conditions de travail:
- Contrat d'alternance
- Niveau d'étude : Master ou licence minimum
- Horaires en journée : 8h00-17h00
- Salaire : 80 % du smic