Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Rémunération indiciaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

ACTIVITES PRINCIPALES :

- Pour le pôle des affaires juridiques et des moyens généraux d'une manière générale :
o Suivre les congés des agents en lien avec le service RH ;
o Gérer les tickets-restaurant en lien avec le service RH ;
o Rédiger les courriers et les documents administratifs divers (décisions.) ;
o Enregistrer le courrier départ et le courrier arrivée ;
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
o Assurer l'accueil téléphonique et physique du pôle ;
o Traiter les engagements comptables du pôle du devis à la validation de la facture, en lien avec le service finances de la collectivité ;
o Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique ;
o Suivi des projets et activités de la direction ;
o Application de procédures administratives.

- Pour le service des moyens généraux :
o Seconder la cheffe de service sur la gestion du dossier des gens du voyage ;
o Suivi des dossiers d'assurance (déclaration et suivi des sinistres.) ;
o Aider à la collecte de données pour la réalisation des marchés publics du service.

- Pour le service de la commande publique :
o Assurer le secrétariat courant : rédaction, envoi et enregistrement des courriers aux entreprises (question, rejet, notification.) ;
o Aider à la préparation de la Commission d'Appel d'Offres (gestion convocation, vérification quorum.) ;
o Saisir les marchés publics dans le logiciel comptable de la CCSB ;
o Réaliser les bons d'engagement et valider les factures.

- Pour le service de la logistique :
o Organiser et réaliser la collecte et le transport des documents à archiver ;
o Aider la coordinatrice de la logistique à la préparation et à la livraison des diverses fournitures commandées par les services ;
o Aider la coordinatrice de la logistique à organiser et coordonner les différents événements de la CCSB (conseils communautaires, Noël des agents et de leurs enfants), effectuer les achats nécessaires à l'organisation de ces événements ;
o Aider à la gestion des EPI ;
o Aider l'agent administratif en charge de la gestion du parc automobile de la collectivité (transport des véhicules aux garages pour les contrôles, entretiens et mise à jour en fonction des tableaux de bord.).

ACTIVITES SECONDAIRES :
o Accueil physique et téléphonique sur le site de Lazer.

MOYENS ET CONDITIONS D'EXERCICE :
- Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :
o Ordinateur avec bureautique + imprimante/photocopieuse + téléphone ;
o Outils bureautique (Microsoft Office) + accès internet ;
o Fournitures de bureau et mobilier ;
o Véhicule de service pour les déplacements sur le territoire de la CCSB ;
- Conditions et contraintes d'exercice :
o Travail en bureau sur écran (35 heures/hebdomadaires) ;
o Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations de service ;
o Déplacements ponctuels sur les divers sites de la collectivité ;
o Gestion simultanée de différents dossiers ;
o Manutention manuelle de charges pouvant dépasser 5 kg.

- Formation et qualification :
o Niveau requis : titre ou diplôme professionnel de niveau 5 (bac + 2) en lien avec les missions principales,
o Formation ou expérience professionnelle en lien avec le poste occupé

- Compétences :
o Notions d'organisation et de gestion du temps de travail ;
o Fonctionnement des institutions, des collectivités territoriales et de la fonction publique en général ;
o Règles de l'expression orale et écrite de qualité et rigoureuse ;
o Techniques de secrétariat ;
o Gestion des outils internet et bureautique ;
o Gestion des imprévus et des pics d'activités ;
o Polyvalence ;
o Sens du relationnel ;
o Faire preuve d'efficacité, d'autonomie, de réactivité et de diplomatie ;
o Discrétion professionnelle et respect du devoir de réserve.

Candidature par email : ressources.humaines@sisteronais-buech.fr
CV + lettre de motivation