Assistant(e) auprès du Secrétaire Général (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 4 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

2 An(s) - en assistanat de direction

Salaire

Mensuel de 1806.66 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Techniques de prise de notes
• Gérer un planning
• Organiser des déplacements professionnels
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Piloter une activité
• Utiliser les outils numériques
• Collecter et analyser des données, des informations
• Relayer de l'information
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Savoir gérer son temps et son stress Exigé
• Savoir accueillir
• Savoir gérer les priorités Exigé
• Connaître l'environnement professionnel
• Avoir le sens des relations humaines
• avoir des compétences en informatique
• savoir s'exprimer oralement
• Savoir s'adapter à des situations complexes Exigé
• Savoir rédiger

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

**** Pour candidater, merci de COMPLETER la partie MOTIVATION en plus de transmettre votre CV***

Vous effectuerez l'assistanat auprès du secrétaire général (SG).

- Vous tenez à jour son agenda, répondez aux invitations, organisez ses déplacements et assurez la gestion de ses interlocuteurs (téléphone, messagerie, visiteurs, RDV internes).
- Vous planifiez les réunions et les audiences en liaison avec les services de de l'État ainsi qu'avec de nombreuses entités au plan département, régional voire national.
- Vous veillez à ce que les éléments préparés par les services de l'État concernés vous soient communiqués pour constituer les fonds de dossier pour chaque journée de travail.
- Vous traitez des dossiers ponctuels et rédigez certaines correspondances.
- Vous gérez le circuit des signatures pour le secrétaire général et le préfet en liaison avec les directions de la préfecture et des services déconcentrés de l'État (notamment gestion des parapheurs).
- Vous renforcez ou suppléez en tant que de besoin le secrétariat de la directrice de cabinet et du préfet avec lequel vous devez travailler en coordination quotidienne.
- Vous planifiez en lien avec l'agent en charge de la gestion de la résidence du SG les repas protocolaires et les réceptions.
- Vous assurez le suivi budgétaire des frais de résidence et de représentation du SG, en lien avec le SGCD.
- Vous gérez les congés et absences des directeurs et des personnels placés sous l'autorité du secrétaire général.

Toutes ces missions doivent être assurées dans le respect des engagements de service du référentiel Quali-ATE.

Votre environnement professionnel :
Vous exercez vos fonctions au sein du secrétariat général.
Le secrétaire général sera votre responsable hiérarchique.
Vous serez en contact avec les directeurs, chefs de service et agents de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI, les élus et les responsables de la société civile, le corps préfectoral dans son ensemble.

Contrat du 4 mois du 01/09 au 30/12/2025

Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel - Avoir des compétences en informatique - bureautique

Savoir-faire :
Savoir s'organiser : indispensable - Savoir travailler en équipe - Savoir rédiger

Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines - Savoir accueillir - Savoir s'adapter (indispensable) - Savoir s'exprimer oralement