Assistant(e) administratif polyvalent (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

Temps partiel - 21H/semaine Travail en journée (Temps partiel - 21H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Rémunération statutaire + RIFSEEP

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Organiser des déplacements professionnels Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Description de l'offre

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif polyvalent pour rejoindre notre commune

Missions ou activités :

Missions principales - Aide à la gestion administrative du service (Péri)scolaire, entretien des locaux et transport scolaire :

1. Service (péri)scolaire :

Accueil physique et téléphonique pour le (péri)scolaire
Accueil des familles et assure le suivi administratif des inscriptions (école, cantine, garderie)
Facturation des services périscolaires
Gestion des absences des enfants (prise d'information et communication auprès des agents)
Gestion des tablettes de pointage en binôme avec le référent (péri)scolaire
Seconde la partie administrative de la responsable (préparation de : courrier, commission, livret et communication à destination des agents.)
Gestion des repas (pain et repas)
Suivi des factures

2. Entretien des locaux :

Assure le suivi des congés des agents
Aide à la réalisation de procédures internes

3. Transport scolaire :

Suivi des circuits, horaires et relations avec les transporteurs
Réalise les ordres de service pour le transport scolaire
Aide à la constitution du dossier réel
Missions complémentaires - Renfort services administratifs


En fonction des besoins, l'agent pourra venir en appui pour différents services administratifs, notamment pour la responsable du secrétariat général, pour assurer une continuité de service :

Préparation et suivi du courrier, des conventions et des dossiers d'assurances
Préparation et suivi des conseils municipaux ou réunions administratives
Rédaction des comptes rendus de séance, délibérations, et suivi en préfecture
Diffusion des documents administratifs relative à la vie du territoire sur les plateformes numériques
Rédaction et mise en forme des délibérations du conseil municipal et des actes administratifs du Maire
Dématérialisation via le portail ACTES


Spécificité du poste :

Polyvalence attendue : interventions possibles sur plusieurs services selon les besoins
Évolution du temps de travail : le temps de travail initialement fixé à 21h hebdomadaires pourra évoluer selon l'organisation et les besoins des services
Astreintes possibles : l'agent pourra être amené(e) à gérer certaines urgences liées au personnel dans le cadre d'une astreinte administrative
Réunion : Participation aux réunions du conseil municipal et CCAS en cas d'absence suivant besoins de la responsable du secrétariat général


Profil : Cadre d'emploi de catégorie C


Expériences et diplôme requis :

Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent souhait
Expérience en collectivité territoriale ou dans un poste administratif similaire fortement appréciée
Expérience dans le domaine scolaire ou périscolaire serait un atout


Savoirs, savoir-faire et savoir être :

Connaissance du fonctionnement des services scolaires, périscolaires et des collectivités territoriales
Capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer les situations d'urgence avec calme et réactivité
Savoir rendre compte rapidement et clairement à la hiérarchie en cas d'imprévu ou de problème (ex. : incident lors du transport scolaire, absence d'un agent, situation inhabituelle avec un enfant ou une famille)
Capacité à rédiger courriers, comptes rendus, documents officiels
Maîtrise des outils bureautiques
Sens aigu de l'organisation et autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes
Qualités relationnelles : écoute, diplomatie, sens du contact avec les familles, les enfants et les partenaires
Travail en équipe et en transversalité avec les autres services
Respect de la confidentialité et devoir de réserve


Conditions d'exercice :

Temps de travail : 21h/semaine
Vacances à poser uniquement lors des vacances scolaires
Rémunération indicative : Rémunération statutaire + RIFSEEP + Participation employeur à la mutuelle labellisée + Avantages COS NORMAND et CEZAM + Tickets restaurant