Assistant(e) Manager (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Annuel de 28000.0 Euros à 30000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents

Description de l'offre

Rattaché(e) à la Responsable Accueil, Information, Instruction, au sein d'une équipe d'une vingtaine de personnes composée de chargé(e)s d'accueil et gestionnaires instruction, vous intervenez en support dans l'organisation du service.

A ce titre vos missions sont les suivantes :

Appui au pilotage du service

Assister la responsable et son adjointe dans la gestion quotidienne du service (plannings, comptes rendus, organisation de réunions).
Suivre, analyser et créer le cas échéant, les tableaux de bord d'activité et les indicateurs de qualité et de performance associés.
Contribuer au développement de l'offre de service et à la mise en place de plans d'actions (ex : ateliers)
Participer à la coordination et au suivi de projets internes ou transverses

Accompagnement des équipes

Contribuer au suivi RH (absences, planning, préparation des entretiens professionnels et annuels).
Organiser le parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs.
Participer à l'animation ponctuelle de réunions d'équipe / groupes de travail.
Actualiser la documentation interne (procédures, trames, fiches réflexes.).

Qualité et amélioration continue

Réaliser des contrôles qualité de premier niveau sur les dossiers.
Recenser et traiter les anomalies en lien avec les outils internes.
Assurer le lien entre les différentes étapes de la chaîne de traitement des dossiers et du parcours bénéficiaire.
Proposer des actions d'amélioration continue ou d'innovation organisationnelle en lien avec les besoins identifiés.
Assurer une veille sur les bonnes pratiques métiers, et contribuer à l'harmonisation des pratiques entre services

Communication et coordination interne

Participer à la rédaction de supports de communication interne (notes, flash info, présentations).
Créer ou mettre à jour des supports de présentation pour réunions, ateliers ou présentations externes.

Organisation et Logistique

Préparer la logistique des réunions, des salles ateliers.
Gérer les stocks de documents papier en lien avec le pôle communication.