ASSISTANT(E) D'AGENCE (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 4 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

2 An(s) - sur poste similaire

Salaire

Mensuel de 2300.0 Euros à 2421.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gérer un planning
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser et contrôler un approvisionnement
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  Secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

L'Assistant Territorial H/F assiste le Responsable Territorial & son Adjoint. Il/elle est par ailleurs, le relais des Directions fonctionnelles du siège notamment sur les questions de Ressources humaines, d'Audit & de Contrôle, d'Hygiène & Sécurité, de Communication et du Cadre de vie.

ACTIVITES GENERALES

Sur le volet Gestion administrative :
- tient à jour l'agenda, organise les rendez-vous, réunions, déplacements.
- filtre les communications téléphoniques, accueille les visiteurs internes & externes dans le respect des procédures
- traite les courriers signalés de l'agence.
- est le garant du traitement, dans les délais, de l'ensemble des courriers de l'agence.
- En lien avec l'Adjoint et les Conseillers administratifs, vérifie et s'assure de l'envoi des réponses à apporter à la Direction Audit & Contrôle Interne.
- effectue des tâches classiques de secrétariat du Responsable Territorial et de l'Adjoint Territorial.
- est le garant de l'envoi au Contrôle de Gestion de l'ensemble des indicateurs de suivi d'activités.
- prépare ou contribue à la préparation des différentes réunions internes et externes : de l'élaboration de l'ordre du jour au suivi, en passant par la formalisation du compte rendu.
- contribue aux activités de gestion locative & de proximité par l'édition des requêtes nécessaires au pilotage de l'agence et effectue un premier niveau d'analyse.

Sur des volets plus transversaux :

Est l'interlocuteur (trice) privilégié sur les questions :
- En lien avec la Gestion des Ressources Humaines de l'agence, dans le respect des dispositions applicables : signature des contrats et avenants, formation, consolidation des plannings de congés, organisation des remplacements éventuels (hors gardiens).
- En lien avec des problématiques relevant de l'Hygiène & de la Sécurité, de l'Audit & du contrôle interne, de la Communication et du Cadre de vie.
- centralise les tableaux de suivi de l'activité.
- centralise l'archivage.