Assistant du cabinet du Maire (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

36H/semaine Travail en journée... (36H/semaine Travail en journée...)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Mensuel de 2300.0 Euros à 2500.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classement, archivage
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

L'assistant(e)assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services et les autres
Collectivités. Il est chargé d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la
mise en œuvre et le suivi des politiques publiques. Il coordonne la représentation et les interventions
du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes
etc.), le protocole et les actions de proximité.
Activités du poste
- Accueil téléphonique et physique : renseigner le public, identifier ses attentes et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Gestion des agendas du Maire : planifier, organiser et préparer les rendez-vous et réunions complété par les pièces du dossier,
- Suivi des rendez-vous avec les administrés : enregistrement, transmission et suivi du traitement des demandes déposées,
- Rédaction de courriers, constituer les dossiers de rendez-vous,
- Relation avec la direction Générale des Services pour le suivi des demandes,
- Gestion des plannings des réunions avec les élus.
- Gestion des fichiers

Courriers
- Préparation de la pochette journalière, constituer les dossiers de rendez-vous,
- Gestion journalière des courriers (réception, tri, diffusion) avec le logiciel courrier,
- Réception, traitement et transmission des courriels reçus sur les adresses génériques de contact de la mairie et du cabinet.

Evénementiels - Protocole
- Organisation et suivi des événements suivants :
- Envoi des Vœux du Maire (actualisation et harmonisation de l'ensemble des fichiers déjà existants)
- Accueil des nouveaux arrivants
- Médaille du travail
- Commémorations
- Fête de la ville
- Marché de Noël en collaboration avec le service « vie associative et évènements.