Secrétaire d'accueil (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

12 Mois

Salaire

1844 € brut mensuel

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Identifier, traiter une demande client Exigé
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives Exigé
• Garantir un suivi administratif Exigé
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants Exigé
• Gérer les stocks de fournitures de bureau

Description de l'offre

FIT, organisme de formation au service de l'insertion sociale et professionnelle des publics les plus fragiles, évalue, forme et accompagne à la mobilité inclusive et l'apprentissage du français pour l'intégration.
La secrétaire d'accueil est le premier contact de FIT pour les interlocuteurs extérieurs. En assurant l'accueil physique et téléphonique, elle participe à construire l'image de l'association. Elle vient en appui des différentes activités de l'association (Auto-Ecole Sociale, Plateforme de langue, Insertion par la Mobilité), et se doit d'être informée de l'actualité de FIT pour répondre au mieux aux demandes.

ACCUEIL
- Accueil physique du public et orientation selon ses besoins
- Gestion de l'accueil téléphonique : Réception, transmission, suivi de la prise en charge de l'appel provenant de l'extérieur, des stagiaires et des partenaires

SOUTIEN AU FONCTIONNEMENT DES DIFFERENTES ACTIVITES DE FIT (Auto-Ecole Sociale, Plateforme de langue, Insertion par la Mobilité)
o Accueil des demandes, présentation des dispositifs et apport de renseignements
o Participation aux réunions d'équipe des différents dispositifs
o Gestion des dossiers d'entrée en formation : 1er RV de création du dossier, suivi et mise à jour des informations des bénéficiaires sur logiciels dédiés...
o Gestion des inscriptions (stage code, examen du code de la route et permis de conduire, TCF) et saisie des résultats aux différents examens
o Préparation des positionnements et des accueils collectifs : Convocations, émargements, livrets d'accueil...
o Gestion des états de frais et des émargements des formateurs et des participants : Mise à jour, calcul du nombre d'heure, vérification, classement...
o Pré-contrôle de la facturation
o Calcul des statistiques permis
- Rentrer les données des candidats (âge, territoires.) pour réalisation l'étude
- Appeler les stagiaires pour réaliser le bilan professionnel suite à leur sortie

o Participation à la constitution de bilan : Saisie de questionnaires, préparation des justificatifs, gestion des dossiers des participants...

GESTION DES FOURNITURES

CONDITIONS D'EMPLOI
Titre du poste : Secrétaire administrative
Employeur : Formation Insertion Travail (FIT)
Type de contrat : CDI, temps plein 35h
Lieu de travail : Clermont-Ferrand
Horaires : Du lundi au vendredi
Avantages annexes : 6ème semaine congés, tickets restaurant, chèques vacances, mutuelle
Date de prise de fonction : Dès que possible
Salaire : 12,16 € de l'heure / 1844 € brut mensuel

EXPERIENCES ET COMPETENCES
Formation : Bac + 2
Expérience : Une expérience confirmée dans un poste similaire - Sensibilité pour le monde de l'insertion
Compétences techniques : Maîtrise du Pack Office
Qualités personnelles : Travail en équipe, initiative, autonomie, capacité d'adaptation

Merci de postuler avec CV et Lettre de motivation OBLIGATOIRE ET PERSONNALISEE