Agent d'accueil et gestionnaire pédagogique (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H15/semaine Travail en journée (37H15/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Selon profil

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

I. Présentation de l'université
Nîmes Université compte environ 5800 étudiants répartis dans 5 facultés (Droit Economie Gestion, Design, Lettres Langues Histoire, de Psychologie et des Staps, Sciences) et 3 sites.

II. Présentation du service
L'UNIFOP, service de formation professionnelle de Nîmes Université a pour mission de proposer et mettre en œuvre la politique de formation professionnelle du président. L'UNIFOP est un service de 8 agents, sous la responsabilité responsable administratif et financier et d'un directeur, enseignant-chercheur de l'établissement.

III. Description du poste
Activités principales
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- Orienter les interlocuteurs internes et externes.
- Réceptionner, enregistrer les courriers entrants, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
- Classer et archiver des documents
- Gérer la boite mail générique du service et sa boite mail personnelle
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative du service (Outils des systèmes informatiques de l'établissement et du service).
- Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, bordereaux d'envoi, comptes rendus de réunion, attestations, certificats, documents simples d'informations et de communication .).
- Traiter et diffuser des informations internes et externes.
- Participer aux opérations de logistique du service.
- Soutien aux activités de l'équipe.
- Participer à l'organisation et à l'animation d'évènements : JPO, salons TAF, .

- Gestion pédagogique de quatre formations : l'agent sera en charge de :
- La gestion des candidatures et les admissions
- Le suivi des inscriptions administratives et l'organisation des inscriptions pédagogiques, et gestion de la scolarité des étudiants
- La planification des emplois du temps des cours mensuels, semestriels, annuels et spécifiques en groupes de TD/CM/TP
- Le suivi des modifications d'emplois du temps sur l'outil Hyperplanning
- L'organisation et la gestion des examens (préparation matérielle / listes d'émargement / Convocations / sujets / lancement des épreuves, accompagnement des surveillants et enseignants)
- Recueil et saisie des notes (logiciel Scolpédagogie), puis lancement des calculs
Edition des relevés de notes après le jury