Secrétaire administratif et pédagogique (réf. 32361) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 36 Mois

Durée de travail

37H4/semaine Travail en journée (37H4/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

A partir de 2083 euros brut mensuel

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• DBUFR, Candyweb
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• eCandidat, Apogée, Moodle
• Maitriser les logiciels de bureautique +messagerie
• Bon relationnel
• Savoir s’adapter facilement aux outils numériques
• Autonomie dans le travail
• Maitriser les logiciels de gestion du domaine
• Respecter et faire respecter la règlementation
• Polyvalence et capacité d’adaptation

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent

Description de l'offre

Au sein du Département de Master Informatique de l'UFR Ingénierie de la faculté des sciences et ingénierie de Sorbonne Université :

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4, place Jussieu 75005 Paris


Fonctions : Secrétaire administratif-ve et pédagogique
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

A pourvoir à compter du 1er octobre 2025.

Mission :
Dans ce contexte, et en appui des responsables de parcours, la/le secrétaire administrative et pédagogique gère les activités administratives et pédagogiques de parcours : candidatures, inscriptions administratives, secrétariat pédagogique, assistance technique et logistique pour les enseignements. Elle/Il accueille et informe les étudiant-es inscrit-es dans ses parcours, elle/il reçoit les enseignants intervenant dans les formations. Pour atteindre ses objectifs avec le reste de l'équipe, elle/il se coordonne avec les autres services de l'Université et des établissements partenaires pour l'organisation des formations.

Activités principales :
- Accueil et information des étudiant-es : site internet, mail, téléphone
- Gestion des dossiers de candidature des étudiant-es (eCandidat, Campus France)
- Gestion de l'inscription administrative des étudiant-es (Apogée)
- Organisation et gestion des inscriptions pédagogiques aux UEs, en lien avec les responsables du parcours (Apogée / DBUFR)
- Accueil, information et soutien technique et logistique aux enseignant-es
- Gestion des unités d'enseignement (planning, réservation de salles, organisation des examens...) et de leurs intervenant-es
- Gestion des notes, de leur saisie à la production des procès-verbaux définitifs, en utilisant les logiciels prévus à ces fins. Préparation des jurys
- Gestion et pré-contrôle des conventions de stages. Suivi administratif et organisation des soutenances
- Collecte, enregistrement et présentation d'informations pour le pilotage des formations, en lien avec les services de l'université
- Participation aux évènements ponctuels du master (conférences métier, Journée Bilan, remise de diplôme, .)
- Travail en groupe sur des projets visant à l'amélioration du service rendu


Les activités et les formations gérées sont amenées à évoluer en fonction des outils mis à disposition et en fonction de l'évolution de l'organisation du master et des impératifs de service.

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice :
- Accepter des contraintes d'horaires adaptées à l'accueil des usagers et usagères et aux périodes de fortes activités. Travail exceptionnellement en soirée ou le samedi lors d'évènements particuliers (remise de diplômes par exemple).
- Congés en fonction de l'activité du master : semaines de congés imposées lors des fermetures du service.