Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Selon profil et expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Techniques de prise de notes
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Organiser des déplacements professionnels
• Utiliser les outils numériques
• Organise les réunions et rédige des comptes rendus Exigé
• Gère les conventions relatives au Pôle aménagement Exigé
• Archivage numérique Exigé
• Gestion des congés et plannings Exigé
• Gestion RH Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents

Description de l'offre

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice du Pôle Aménagement et Patrimoine, vous apportez le soutien administratif à la direction et à ses responsables en assurant des missions polyvalentes d'assistante de direction.

Missions principales :

Réceptionner et organiser les informations de la direction et assurer le secrétariat :
- Gère les courriers électroniques, plannings et agendas de la directrice et de ses adjointes
- Utilise et assure le suivi des parapheurs électroniques
- Assure l'archivage numérique et/ou papier des documents
- Effectue des recherches documentaires
- Oriente les appels et les personnes vers les interlocuteurs concernés, transmet les messages
- Prend et organise les rendez-vous
- Organise les réunions et rédige des comptes rendus
- Assure la bonne circulation de l'information
- Signale et rend compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier
- Gère les conventions relatives au Pôle aménagement et patrimoine

Participe à la gestion RH, budgétaire et comptable de la direction :
- Gère les congés et établit les plannings (utilisation du logiciel de gestion du temps)
- Participe à l'élaboration du budget du Pôle aménagement et patrimoine

Compétences requises :

- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation de la collectivité
- Maîtrise des outils bureautiques
- Techniques d'accueil et règles de communication
- Notions comptables et juridiques applicables dans les collectivités territoriales
- Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Gestion des priorités et des urgences

Profil recherché :

- Autonomie
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion professionnelle
- Disponibilité et adaptabilité

Conditions de travail :

- Poste statutaire, à défaut contractuel (poste vacant)
- Rémunération statutaire, prime annuelle, participation mutuelle et prévoyance, tickets restaurants et avantages CNAS (sous conditions d'éligibilité)

*** VEUILLEZ JOINDRE IMPERATIVEMENT UNE LETTRE DE MOTIVATION ***