Assistant(e) des instances et de la vie institutionnelle (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

2 An(s) - Dans la gouvernance associative

Salaire

A voir en fonction du profil

Permis demandé

B - Véhicule léger Exigé

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Gérer un planning
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Assurer un accueil téléphonique
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Collecter et analyser des données, des informations
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Formations nécessaires

• Bac+5 et plus ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat

Description de l'offre

L'UDAF de l'Eure (Union Départementale des Associations Familiales de l'Eure) a pour mission de représenter les familles auprès des pouvoirs publics et de gérer des services à destination des familles.

Au sein du pôle « vie associative et action familiale », l'assistant(e) des instances et de la vie institutionnelle participe à faire vivre le mouvement associatif familial dans sa diversité, assure des liens entre les associations, participe à des projets communs, promeut en interne et en externe les actions de l'UDAF de l'Eure.

Activités principales :
L'Assistant(e) des instances et de la vie institutionnelle aura pour principales activités :

- Prendre en charge la préparation, l'organisation et le suivi des Bureaux, Conseils d'Administration et Assemblée Générale avec la Direction et la Gouvernance
- Préparer et organiser les groupes de travail, commissions internes sur des thématiques diverses à destination des administrateurs et associations adhérentes (ex : médaille de la famille .) en lien avec la Direction
- Assurer le secrétariat des représentations familiales et du service Action familiale
- Prendre en charge et optimiser l'organisation d'un dossier confiée par la Direction
- Mettre en œuvre des actions de communication

Compétence(s) liées au poste
- Rédiger et envoyer les courriers d'invitation et les comptes rendus
- Transmettre des comptes rendus
- Participer à l'organisation et à l'animation d'évènements/ manifestations, l'organisation des réunions
- Préparer les opérations de vote et veiller au respect des procédures électorales
- Assurer l'application et le suivi des décisions, en lien avec le Président et la Direction
- Veiller à la bonne application des statuts de l'Association
- Suivre la mise en œuvre, et l'évaluation annuelle du projet associatif, en lien avec la Gouvernance, la Direction et l'ensemble de l'encadrement
- Prendre en charge et optimiser l'organisation d'un dossier dans le respect du calendrier fixé (listes électorales, Fonds spécial,.)
- Concevoir des supports de communication, assurer leur diffusion via des médias sociaux (site internet, réseau social.) ou via des prestataires adaptés (journaux locaux.)
- Renseigner les tableaux de bord

Autre(s) compétence(s)
- Connaissance du fonctionnement associatif, de la règlementation de la vie statuaire
- Connaissance du réseau partenarial, et associations départementales
- Connaissance des outils bureautique classiques
- Alerter la Direction en cas de difficultés constatées
- Être force de propositions et d'informations
- Rendre compte de son activité auprès de de la Direction
- Prendre en compte et respecter les délais
- Respecter les règles de confidentialité