Assistant(e) de direction du service éducation (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H30/semaine Travail en journée (37H30/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1950.0 Euros à 2000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Description de l'offre

Ville de Dammarie Les Lys, 23 371 habitants, bordée par la Seine et la Forêt de Fontainebleau.
Proche de la gare de Melun, desservie par le RER D ainsi que par le Transilien (ligne R, direct Paris Gare de Lyon - Melun en 25 min).
La Ville dispose de commerces de proximité et d'une zone commerciale attractive, ainsi que nombreux équipements culturels (médiathèque, salles de spectacles), scolaires (écoles, collèges, lycée et centre de loisirs) et de loisirs (piscine, complexe de la Cartonnerie ; Cinéma, Bowling, Karting, patinoire, etc.)
Ses nombreux parcs (dont une ferme pédagogique) et espaces boisés, ses pistes cyclables, son accès direct à la forêt et à la Seine en font une ville verte, agréable à vivre.
Pour répondre aux besoins de ses habitants et améliorer leur quotidien, la ville poursuit ses recrutements en s'appuyant sur des valeurs fortes fondées sur le sens du service public, l'esprit d'équipe et le bien-être au travail.

La ville recherche son/sa assistant(e) de direction au sein de la direction de l'Education.

Poste à pourvoir dès que possible. Catégorie C. Filière administrative. CDD 12 mois renouvelable

MISSIONS :

Gestion administrative (scolaire/périscolaire)

- Assister le responsable dans l'organisation du travail de la Direction + gestion de l'agenda
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif
- Enregistrer les courriers arrivée/départ
- Consulter, filtrer et trier les courriers électroniques dans le logiciel de gestion
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions
- Participer à la gestion et la mise en place des projets de la Direction
- Organiser et gérer la mise en place d'évènements liés aux activités de la Direction
- Gérer les fournitures de la direction (commandes et réassort)
- Gérer le planning d'utilisation du véhicule de service
- Recenser les besoins auprès des écoles (fonctionnement et investissement) et effectuer un
chiffrage
- Élaborer les tableaux de préparation budgétaire (écoles et Direction)
- Suivre les budgets - Tableur Excel (services, écoles, ULIS, grève.)
- Demander des devis auprès des fournisseurs et prestataires (fournitures, abonnements
transport.) + planification des sorties scolaires auprès du prestataire
- Vérifier, enregistrer et saisir des commandes dans le logiciel CIRIL
- Suivre les livraisons, valider les factures, gérer les litiges.
- Savoir rendre compte
- Exécuter et suivre les procédures administratives
- Être force de proposition en matière d'optimisation du service à rendre aux usagers
- Rigueur, sérieux, discrétion professionnelle sont des prérequis.
-Marchés Publics (Scolaire/Périscolaire)
-PPMS (plan particulier de mise en sûreté)
- Gérer le contenu des malles PPMS dans les écoles, commandes et réassort
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
-Préparer et suivre les conventions des frais de scolarité et de restauration des enfants ULIS
-Gestion administrative et budgétaire (DGA DEEC)

SAVOIR-FAIRE

- Traiter des dossiers et rédiger des documents administratifs
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances

SAVOIR-ETRE

- Communication orale et écrite
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Capacité à déterminer les priorités
- Savoir mettre en place des outils de gestion