Assistant(e) direction secrétariat de la Préfète F/H

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 3 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

3 An(s) - Assistanat de direction

Salaire

suivant profil

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Formations nécessaires

• CAP, BEP et équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

Au sein de la Préfecture de l'Aveyron, nous cherchons un.e assistant.e de direction au sein du secrétariat de la Préfète
Poste basé à Rodez, - Préfecture Aveyron - direction des services du cabinet
Poste de catégorie C à temps plein
Durée du contrat : 3 à 6 mois - renouvellement possible
Diplôme en secrétariat exigé
Expérience en secrétariat de direction de 3 à 4 ans exigée

****** Activités principales ******
Gestion administrative (accueil téléphonique, gestion de l'agenda, prises de rendez-vous, organisations de certaines réunions),
Constitution des dossiers pour la préfète, en liaison avec le pôle de la coordination interministérielle, pour les seuls dossiers relevant du cabinet,
Lien avec les personnels du garage pour l'organisation des déplacements et les personnels de résidence pour l'organisation des déjeuners de travail,
Participation aux réunions de direction,
Soutien aux différents bureaux qui composent le cabinet,
Suppléance du binôme en son absence,
Contact avec l'ensemble des partenaires publics et privés de l'État.
Gestion des déplacements via Chorus DT
Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités de service

****** Spécificités du poste/contraintes ******
Disponibilité, réactivité, discrétion, fiabilité.
Souplesse dans l'organisation du temps de travail, grande diversité des contacts, dimension relationnelle importante.
Grande polyvalence et travail en binôme
Pas de télétravail possible

****** Contraintes horaires ******
Assurer une présence par roulement avec l'autre assistante sur l'amplitude horaire 8h30 - 19h00, dans la limite de la durée légale du temps de travail

****** Compétences techniques requises ******
compétences en informatique-bureautique
compétences budgétaires et comptables