AGENT ADMINISTRATIF POLYVALENT (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

37H/semaine Travail en journée (37H/semaine Travail en journée)

Expérience

3 An(s) - dans le domaine administratif

Salaire

selon grilles indiciaires

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Utilisation de logiciels spécialisés
• Bureautique et outils collaboratifs Exigé
• Corriger et mettre en forme un document Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Numériser des documents, médias ou supports techniques Exigé
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins Exigé
• Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Mettre en forme un document Exigé
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Diffuser une information, une publication

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent
  Secrétariat assistanat

Description de l'offre

Dans le cadre du renforcement de ses services aux usagers, la Ville d'Epinal recherche un « Agent administratif polyvalent » (H-F) pour son Guichet Unique. Rattaché(e) à la directrice des services à la population, vous assurez un accueil physique et téléphonique de qualité pour les usagers de la mairie, vous traitez les demandes de premier niveau, orientez efficacement vers les services compétents, et contribuez à l'image positive de la Ville d'Épinal.

Les missions principales du poste :

Accueil du public
- Accueillir, informer et orienter les usagers à l'accueil de la mairie ;
- Identifier les besoins des administrés et répondre aux demandes de premier niveau traitées par le guichet unique ;
- Orienter vers les services compétents pour les demandes de second niveau en lien avec les référents ;
- Gérer les flux d'usagers et réduire les temps d'attente.

Gestion du standard téléphonique
- Réceptionner et filtrer les appels entrants ;
- Orienter les appels vers les services concernés ;
- Prendre les messages et assurer leur transmission en cas d'absence des destinataires.

Transversalité, coordination et amélioration continue
- Maintenir un lien actif avec les référents de chaque direction/service ;
- Proposer des améliorations des procédures d'accueil et de réponse aux usagers ;
- Assurer la mise en place de nouvelles solutions pour le traitement et le suivi des demandes entrantes.

Missions ponctuelles :
Détachement du service selon les besoins pour appuyer administrativement l'organisation des élections et des scrutins :
- Assister à des réunions de préparation ;
- Participer au recrutement et à la mobilisation des bénévoles, préparations de courriers, courriels, prospection téléphonique ;
- Préparation logistique et matérielle des bureaux de vote, affichage réglementaire, vérification des listes électorales, préparations des cartes électorales, gestions des procurations, préparations des procès-verbaux. ;
- Participer à la permanence physique et téléphonique les jours de scrutins et lors des soirées électorales ;
- Grande disponibilité requise en périodes électorales.

Diplômé(e) dans les métiers de l'accueil ou de l'administratif, vous disposez d'une bonne expérience sur un poste similaire.

Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles, d'une maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique (écoute active, reformulation, gestion des situations conflictuelles). Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs.

Votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ainsi que vos compétences rédactionnelles seront très appréciées.

Diplomate, discret(e), bienveillant(e), votre sens du service public n'est plus à prouver ainsi que votre respect de la confidentialité.

Vous êtes reconnu(e) pour votre adaptabilité, réactivité et esprit d'équipe, pour votre force de proposition et votre goût pour l'optimisation des moyens mais également pour votre sensibilité à l'accueil des publics en situation de handicap ou en difficulté sociale.

Le poste s'inscrit dans une dynamique de montée en compétences, avec des possibilités d'évolution interne autour des métiers d'accueil.

CONDITIONS DE TRAVAIL :
Lieu de travail : Guichet unique de l'Hôtel de Ville
Temps Complet 37h/semaine par semaine (12 jours RTT)
Chèque déjeuner, CET, RTT, Régime Indemnitaire, amicale du personnel (Comité d'Action sociale).

POSTE A POURVOIR PAR VOIE STATUTAIRE OU CONTRACTUELLE
grade : adjoint administratif
Expérience souhaitée

Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) avant le 1/08/25