Assistant administratif service achats (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 1 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

1 An(s) - sur poste similaire

Salaire

grille fonct. publique hospitalière

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Logiciels comptables
• Gestion administrative du courrier
• Modalités d'accueil
• Classer des documents
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Utiliser les outils numériques
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Description de l'offre

En relation avec le personnel soignant, les fournisseurs extérieurs et les services techniques et logistique de l'hôpital, le gestionnaire achat est un acteur participant à la qualité, la sécurité et la continuité des soins.

Préparation des achats :
- Recensement et évaluation des besoins et des demandes en liaison avec les utilisateurs,
- Suivi comptable et administratif des marchés, participation aux mises à jour,
- Prospection fournisseurs et produits, mise en concurrence pour optimiser les achats,
- Anticipation et information sur les besoins en renouvellement des marchés.

Réalisation et contrôle des achats :
- Émission des bons de commande pour validation et signature dans le cadre d'un budget alloué,
- Vérification de la conformité de la commande,
- Contrôle des factures et des situations,
- Liquidation et mandatement des factures dans le respect de la règlementation des achats publics, transmission des pièces comptables au Trésor Public.
- Classement et archivage des pièces comptables.

Suivi Achats :
- Gestion de dossiers achat au quotidien, mise à jour de tableaux de bords,
- Règlement de litiges avec les fournisseurs et relations avec le trésorier.
- Suivi et contrôle de l'application des règles, procédures et normes dans ses domaines d'activité.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Passation des commandes

1. Passation des commandes
Demande de devis pour le petit matériel hôtelier et logistique hors groupement d'achat et marchés publics
Saisie des commandes et abonnements sur le logiciel Cpage, mise en application des procédures d'achats, assurer la relation de suivi des achats avec les services de l'établissement et les prestataires de service.
Commande, réception et liquidation des factures de :
- la restauration,
- les petites fournitures médicales,
- le carburant,
- les articles de lingerie,
- les fournitures hôtelières,
- la droguerie,
- les produits d'incontinence,
- les fournitures pour service technique du contrat de maintenance informatique du service biomédical
- Traitement des balances

2. Gestion des liquidations et mandatements
Contrôler la réalisation des prestations et vérifier les réceptions, contrôler les factures en respectant les clauses des CCAP et CCTP, calculer les réactualisations de prix, liquider en vérifiant les domiciliations bancaires et en respectant les délais de paiement, mandater les factures

3. Suppléance de l'adjoint des cadres hospitaliers du service achats en son absence
Assurer le lien entre le service et l'Attaché de la DLAP, gérer les opérations comptables : réaliser la balance des stocks, valider les inventaires, enregistrer les fiches d'immobilisation Assurer le suivi des demandes d'achat hors stock via les outils de suivi mis en place.

4. Conclusion et suivi des marchés de fournitures et services
Assurer le suivi administratif des marchés publics de fournitures et services en relation avec les centrales d'achat et les approvisionneurs, conclusion des marchés publics.

NIVEAU
- Connaissances générales en matière de suivi de budget,
- Notion de comptabilité souhaitée,
- Connaissance des marchés publics souhaitée.

SAVOIR-FAIRE
- Maitriser les outils bureautiques,
- Maîtriser les logiciels métier,
- Rechercher et utiliser le téléchargement de données,
- Concevoir des tableaux sur des logiciels de tableur,
- Rendre compte à la hiérarchie.

SAVOIR-ETRE
- Être à l'écoute,
- Capacité d'organisation,
- Rigueur et méthodique,
- Polyvalent,
- Esprit d'équipe,
- Qualités relationnelles.
A compétences égales, tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap