Adjoint(e) administratif(ve) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

37H10/semaine Travail en journée (37H10/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Annuel de 28549.0 Euros à 28550.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Contrôler la conformité des données
• Corriger et mettre en forme un document
• Définir des besoins en approvisionnement
• Diffuser une information, une publication
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous
• Organiser le traitement des commandes
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins
• Réaliser des travaux de reprographie
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Description du poste
Vos activités principales :

En tant qu'adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d'unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public:
- Assurer l'accueil téléphonique et l'information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires
- Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires
- Renseigner l'application PARCOURS

Gestion du secrétariat:
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi
- Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles
- Créer les dossiers jeunes
- Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers
- Organiser la documentation, la diffusion et l'archivage des documents et des dossiers de l'unité

Gestion des aspects logistiques de l'unité:
- Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE
- En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via < CHORUS formulaire > pour l'unité
éducative
- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement
- Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l'autorité hiérarchique
- Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines :

- Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

POSTE DISPONIBLE A COMPTER DU 01/09/25