Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

Temps partiel - 17H/semaine Travail en journée (Temps partiel - 17H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Horaire de 12.0 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Définir des besoins en approvisionnement
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Organiser le traitement des commandes
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

L'association Pôle fromager AOP Massif central fédère 9 AOP fromagères du Massif central, sur une mission de recherche et développement. Le/la salarié(e) sera en charge de :

Gestion et suivi de subventions :
Gestion administrative : dossiers de demande, relations avec les partenaires, justificatifs (suivi des conventions, dépôt de dossiers, justificatifs des dossiers de subvention), rassemblement et envoi des pièces justificatives, relecture document divers)
Suivi financier des conventions de financement : suivi comptable et analytique (Suivi temps projet, scan et classement factures, réalisation devis, bilan annuel par projet).

Gestion et suivi de subventions :
Gestion administrative : dossiers de demande, relations avec les partenaires, justificatifs (suivi des conventions, dépôt de dossiers, justificatifs des dossiers de subvention), rassemblement et envoi des pièces justificatives, relecture document divers)
Suivi financier des conventions de financement : suivi comptable et analytique (Suivi temps projet, scan et classement factures, réalisation devis, bilan annuel par projet).

Gestion du personnel :
Suivi des contrats de travail, absences des salariés ;
Suivi de la formation des salariés ;
Collecte des variables des paies en lien avec le cabinet d'externalisation ;
Suivi des stagiaires (indemnisations, déplacements.) ;
Veille réglementaire.

Administratif :
Édition et envoi des demandes des tonnages puis cotisation, mise à jour du fichier AG, envoi des convocations AG, rédaction, mise en forme et impression + envoi CR, contribution rédaction rapport d'activité
Salarié : ordres de mission, suivi temps, congés, salaires, arrêt, fin de contrat, frais déplacement
Réunion : mise en forme et impression documents, courses fournitures + repas, gestion traiteur, organisation évènement + salle, mise en place Doodle + relance dates
Réponse aux mails généraux, aux sollicitations

Logistique :
Gérer les relations fournisseurs (téléphonie, informatique, véhicules, locaux, fournitures, titres restaurant, traiteurs, .)
Gérer l'entretien, le renouvellement du matériel et des équipements de bureau,
Gérer l'intendance générale pour permettre de bonnes conditions de travail,
Gérer les relations avec les prestataires avec les prestataires informatiques (dans le cadre de contrats de maintenance).

Communication :
Traitement de l'information (assurer sa transmission, son classement et son stockage),
Gestion et mise à jour les fichiers d'adresses et les listes de diffusion pour assurer des envois en nombre (invitations séminaire, comités de direction, newsletters, .),
Mise à jour du site internet, réalisation et diffusion des lettres d'information
Assurer les liaisons avec les institutions et les partenaires financiers et/ ou opérationnels de chaque structure,
Réaliser des documents de communication, piloter l'édition de publications,
Réaliser les opérations de communication (porte ouvertes, séminaires, formations, .)