Secrétaire administratif / Secrétaire administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Mensuel de 1850.0 Euros à 2000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Comptabilité générale
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Saisir des documents juridiques
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Dans le cadre d'un départ en retraite à venir, l'Association Départementale des Alternatives Judiciaires recrute un(e) secrétaire administratif et financier pour effectuer les missions suivantes :

Accueil téléphonique et gestion du standard
- Répondre aux appels entrants et proposer une écoute de premier niveau aux appelants.
- Identifier la demande et proposer un rendez-vous en fonction des services proposés par l'ADAJ.
- Transmettre les informations aux professionnels concernés.
- Écouter le répondeur à chaque prise de poste, rappeler les usagers pour un premier niveau d'information.
- Assurer une traçabilité des appels et prises de contact.

Gestion administrative globale de l'association
- Rédiger et envoyer les convocations pour les stages, rendez-vous, ou autres événements.
- Rédiger des écrits professionnels (attestations, courriers, comptes rendus, etc.).
- Centraliser et faciliter la transmission de l'information entre les professionnels, les partenaires et les instances dirigeantes.
- Suivi des dossiers administratifs et des obligations légales de l'association.
- Archivage et tenue des registres statutaires.
- Gérer les inscriptions en formation du personnel et les documents associés.


Suivi des mesures judiciaires
- Mettre à jour les tableaux de suivi des nouvelles mesures (CJSE, stages, Ad Hoc...).
- Préparer les dossiers papiers correspondants et les remettre aux coordinateurs pour attribution.

Appui à la gestion financière
- Participer à la préparation des dossiers de subvention (réunir les pièces justificatives, remplir les tableaux financiers de base.).
- Assurer un suivi administratif des dépenses liées aux projets (suivi des factures, bons de commande, tableaux de suivi budgétaire).
- Gérer les mandats de paiement judiciaires.
- Soutien ponctuel à la comptabilité ou à la préparation de bilans financiers, à la demande de la direction.
- Fonction support de la gestion des dossiers Ad Hoc.

Logistique et matériel
- Assurer la gestion des approvisionnements en matériel pour l'association.