Agent d'accueil mairie et agence postale communale (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Grille indiciaire fonction public

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Traitement des formalités administratives Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Analyser les besoins des usagers
• Assurer la confidentialité des échanges
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives Exigé
• Garantir un suivi administratif Exigé
• Maintenir un environnement propre et accueillant Exigé
• Organiser un espace d'accueil
• Respecter la confidentialité des informations
• S'adapter à son interlocuteur
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

DESCRIPTIF DE L'EMPLOI
- Placée sous l'autorité territorial du Maire et recevant les directives de la responsable du service population, et de la Directrice Générale des Services le cas échéant.
- Assure les fonctions d'adjoint administratif, au Service population et Espace France Service et à l'Agence Postale communale

MISSIONS :
*AGENT D'ACCUEIL MAIRIE :
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Orienter les administrés vers les différents services ;
- Informer, renseigner le public, les administrés, les partenaires ;
- Prises de notes rapides des messages ;
- Transmettre les messages par écrit, oral ou par mails ;
- Tri et répartition du courrier entrant par service ;
- Scanner les factures pour le service comptabilité ;
- Gestion des locations des salles municipales (planning, matériel, etc.) ;
- Prospecter, relancer les entreprises pour les encarts publicitaires ;
- Centraliser les informations et formulaires aux publics des différents services (fichiers, classeurs, etc.) ;
- Informer et distribuer les pièges à frelon, chocolats aînés. ;
- Renfort Service Etat-Civil/Elections/Fêtes et cérémonies: instruction des reconnaissances et gestion des actes de naissances, mariages, décès, PACS, livrets de familles + obsèques + ventes concessions + recensement militaire + inscription liste électorale + légalisation de signature + actes notariés... Préparation administrative, secrétariat, commandes vin d'honneur (aux cuisines ou traiteurs) et de fleurs, déclaration Guso/Sacem (orchestres), relatives aux manifestations culturelles : cérémonies, médailles du travail, concerts, thés dansants, concerts, gala.

*AGENT ADMINISTRATIF AGENCE POSTALE COMMUNALE :
- Ouverture et fermeture de l'agence ;
- Accueillir, renseigner et conseiller les usagers ;
- Appliquer les procédures de contrôle d'identité ;
- Enregistrer et tenir à jour un tableau journalier d'enregistrement de la fréquentation du public ;
- Affranchir les envois postaux et recommandés ;
- Vendre les timbres à usage courant, les enveloppes et Prêt à Poster ;
- Déposer les procurations, recommandés et colis ;
- Retirer les lettres et colis en instance ;
- Organiser le stockage du courrier et des colis ;
- Gérer les réexpéditions du courrier et des colis + contrats de ré-expedition ;
- Gérer les retraits et encaissement d'espèces sur les comptes courants ou livrets ;

SPÉCIFICITÉ DU POSTE :
- Rigueur, discrétion et réactivité ;
- Sens du travail en équipe ;
- Maîtrise des outils informatiques ;
- Qualités relationnelles et rédactionnelles ;
- Capacité d'écoute ;
- Polyvalence.