Adjoint en gestion administrative et financière (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H35/semaine Travail en journée (37H35/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Grille indiciaire FPE cat. C

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Utilisation de logiciels spécialisés
• Classement, archivage
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Méthode de classement et d'archivage
• Techniques de numérisation
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Contrôler la conformité des données
• Diffuser une information, une publication
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous
• Organiser un rétroplanning
• Réaliser des travaux de reprographie

Description de l'offre

L'Université de Pau et des Pays de l'Adour recrute un adjoint administratif pour intégrer la brigade de remplacement. Cette brigade permet d'assurer la suppléance de fonctionnaires momentanément absents.
Le brigadiste, hiérarchiquement rattaché à la direction des ressources humaines, intervient dans les différents services, directions et composantes de l'université pour pallier les absences de courtes durées (durée de 4 mois maximum).
Le brigadiste exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; accueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

1/ En scolarité

- Accueillir et informer les étudiants et les enseignants dans le domaine de la scolarité (parcours de formation, évaluation des connaissances et des compétences, etc.)
- Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants
- Gérer les demandes d'admission préalables, les validations d'acquis, les intégrations d'études et des équivalences, les transferts de dossiers d'inscription.)
- Assurer la gestion des bourses et leur suivi et procéder aux contrôles d'assiduité
- Gérer les stages étudiants
- Assurer la gestion de l'évaluation continue intégrale et des sessions d'examens
- Gérer les résultats
- Mettre à jour les cursus, les fiches épreuves ainsi que les règles de calcul dans le système Apogée, et les intégrations d'études
- Gérer la réservation des salles durant l'année universitaire
- Participer à la saisie des maquettes de demandes d'habilitation des diplômes de la composante
- Modéliser au niveau 2 dans le système de gestion de scolarité APOGEE les diplômes de la composante (structures d'enseignement, modalités d'évaluation des étudiants, charges d'enseignement) lors des renouvellements de l'offre de formation (contrats quinquennaux) et en cas de modifications en cours de contrat.
- Effectuer des tâches de classement et d'archivage obligatoires de documents concernant le domaine de scolarité

2/ Dans les autres services

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents

En fonction des besoins, un déplacement sur un site distant de l'Université (un jour par semaine maximum) pourra être organiser