Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

Temps partiel - 28H/semaine Travail en journée... (Temps partiel - 28H/semaine Travail en journée...)

Expérience

5 An(s)

Salaire

Mensuel de 1642.00 Euros sur 12 mois

salaire évolutif

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classement, archivage Exigé
• Gestion administrative Exigé
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Exigé
• Normes rédactionnelles
• Optimisation des processus Exigé
• Organisation d'évènements professionnels
• Procédures administratives Exigé
• Techniques de communication orales, écrites et numériques Exigé
• Techniques de numérisation Exigé
• Techniques de prise de notes
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Améliorer des procédures administratives
• Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Assurer le suivi de dossiers administratifs Exigé
• Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail Exigé
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) Exigé
• Développer et fidéliser la relation client
• Elaborer des tableaux de bord Exigé
• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects Exigé
• Fournir des informations claires et précises par téléphone Exigé
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi) Exigé
• Gérer la communication interne et externe Exigé
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants Exigé
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Exigé
• Maintenir une relation clientèle de qualité
• Optimiser la performance de l'organisation Exigé
• Organiser des réunions internes
• Relayer de l'information Exigé
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  BTS gestion de la PME

Description de l'offre

2 missions dissociées sont attendues :

Dans le cadre de la branche d'activité « Formation » de VET'EL, vous avez la charge du suivi administratif et opérationnel de la formation auprès des éleveurs, des vétérinaires... Vos missions seront de :
- Monter les dossiers OPCO, réalisation des colis administratifs, duplication des livrets de formation, tenue de tableaux de suivi, inscription des stagiaires, suivi de leur finançabilité, .
- Garantir la qualité des prestations dans le respect des procédures de certification Qualiopi

Dans le cadre du pôle technique de VET'EL, vous avez la charge du suivi administratif et opérationnel d'un dossier technique. En lien avec le vétérinaire référent, vous serez amené à réaliser les tâches suivantes :
- Recrutement des acteurs, mise en place de fiches de suivi, élaboration et tenue de tableaux de bord
- Contrôle de l'avancement de la réalisation du dossier

Autres tâches courantes : mise à jour de la base de données, accueil téléphonique, mise en page de supports de communication, mailing, mise sous pli, accueil physique et préparation des salles de réunion et de formation

Bac + 2 à minima, BTS gestion de la PME ou équivalence
Expérience professionnelle dans un poste administratif et/ou dans la gestion de projets et/ou dans le domaine de la formation minimum de 5 ans exigée.

Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint).
Connaissance de logiciels de PAO.
Vous êtes très à l'aise avec le téléphone.

Poste à pourvoir à partir de septembre 2025
CDI - Temps partiel (28h/semaine - jour de repos le mercredi)
Rémunération au taux horaire du SMIC
Poste basé à Hénin-Beaumont
Déplacements très occasionnels