Secrétaire à l'IFMS (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 2 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

selon la grille indiciaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Secret professionnel Exigé
• Tenue générale soignée Exigé
• Maîtrise de soi Exigé
• Facilité et clarté d'expression Exigé
• Anticipation Exigé
• Rigueur Exigé
• Discrétion professionnelle Exigé
• Ponctualité Exigé
• Tact et diplomatie Exigé
• Esprit d'initiative Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent
  gestion et administration
• Bac ou équivalent
  BTS assistant manager

Description de l'offre

L'Institut de Formation des Métiers de la Santé recherche une secrétaire pour un remplacement.
Le poste est à pourvoir à compter du 18 août 2025.

DEFINITION DU POSTE :
Organiser pour un responsable hiérarchique ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, etc.)


LES ACTIVITES DU METIER ET DU POSTE:

Accueil téléphonique et physique des usagers
Collaboration - gestion administrative liée aux activités de la Direction:
- Gestion planning
- Gestion des rendez-vous
- Gestion des réunions de direction
Collaboration-gestion administrative liée aux activités de formation
- Gestion administrative des dossiers des apprenants
- Gestion administrative des stages
- Gestion des instances des réunions
- Gestion des bases de données, des archives et des procédures administratives.
Participation à la gestion budgétaire des instituts
Participation à la gestion des parcours des apprenants
- Accidents de travail
- Attestations de présence
Participation à la démarche qualité
Communication

LES COMPETENCES REQUISES:

SAVOIRS

Connaitre l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
Avoir des connaissances en droit hospitalier
Avoir des connaissances en termes de communication et de relations interpersonnelles
Connaitre la règlementation, les protocoles et les procédures en vigueur dans l'établissement
Connaitre les principes du système qualité
Terminologie pédagogique
Règlementation



SAVOIRS FAIRE

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents, rapports relatifs à son domaine de compétences
S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler sur informatique en utilisant les différents outils bureautiques, les outils de communication
Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes
Définir, utiliser et adapter un plan de classement et d'archivage
Maîtrise de la prise de note
Maîtrise de la communication
Maîtrise des logiciels informatiques et métiers