Chargé de la coordination vie étudiante à la Maison des étudiants (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

36H50/semaine Travail en journée (36H50/semaine Travail en journée)

Expérience

12 Mois

Salaire

Mensuel de 1900.0 Euros à 2400.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Description de l'offre

La direction vie étudiante et égalité des chances est une direction d'administration des services centraux de l'université. Elle est placée sous l'autorité hiérarchique de la directrice générale des services et sous l'autorité politique de la vice-présidence vie universitaire. Elle est chargée d'assurer les missions dédiées à la mise en œuvre opérationnelle et au pilotage de la vie étudiante au sein de l'Université, dans une logique de service.

Missions / positionnement hiérarchique :

Le/La gestionnaire vie étudiante exerce ses missions au sein du pôle accueil, vie associative et de campus de la direction. Il/Elle assure l'accueil, l'accompagnement et l'orientation des étudiants-es et visiteurs-ses au sein de la Maison des Étudiants de Paris-Saclay (MAPS), veille au bon fonctionnement des espaces et infrastructures, et contribue à la coordination des activités et événements en lien avec les différents services de l'université et les associations.

Il/Elle travaille sous la responsabilité hiérarchique du responsable de pôle.

Missions principales :

Accueil et accompagnement des usagers-ères

Assurer un accueil physique et téléphonique des étudiants-es et visiteurs-ses
Répondre aux demandes d'information générales liées à la vie étudiante et orienter si nécessaire vers les services compétents (scolarité, relations internationales, logement, etc.)
Accompagner les usagers-ères dans l'utilisation des infrastructures et équipements (salles, badges.)
Aider les étudiants-es dans leurs démarches associatives ou dans l'organisation d'événements

Gestion des espaces et infrastructures

Contrôler l'ouverture et la fermeture des espaces
Veiller au bon état des locaux et signaler les dysfonctionnements ou besoins de maintenance
Coordonner la mise en place d'équipements pour les événements (tables, chaises, matériel audiovisuel, etc.)
Appliquer et faire respecter les consignes de sécurité dans les locaux et collaborer avec les équipes de sécurité et les associations locataires
Gérer les réservations des salles communes en lien avec les services concernés et les associations

Coordination et communication

Centraliser les informations entre les services administratifs et les associations de la MAPS
Contribuer aux réunions liées à la gestion et à l'organisation des espaces
Organiser les réunions de conseil de la MAPS en lien avec le VPE et la VPVecu, et réaliser les comptes rendus
Participer à l'amélioration des conditions d'accueil et de travail pour les usagers-ères
Dynamiser la vie de campus en étant force de proposition

Activités transversales :

Contribuer à la démarche d'amélioration continue des activités du pôle
Participer aux réunions de réseau
Participer à l'élaboration des supports de communication
Participer aux événements de la direction

Type du contrat : CDD 1 an
Profil

Connaissance, savoir :

Connaître l'environnement et les réseaux professionnels de l'université
Connaître l'environnement de l'Enseignement Supérieur et la Recherche

Savoir-faire :

Connaître les techniques d'accueil téléphonique et physique
Sens de l'organisation et autonomie
Bon relationnel et esprit d'équipe
Polyvalence technique (petite maintenance, logistique)
Connaissance des normes de sécurité et des outils numériques liés à la gestion des bâtiments
Avoir un attrait pour le contact avec un public varié
Informer et rendre compte
Planifier son activité
Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office)
Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement de l'activité

Savoir-être :

Discrétion
Faire preuve d'organisation
Rigueur, fiabilité et assiduité
Sens du relationnel
Autonomie
Aptitude au travail en équipe
Capacité à assurer la continuité du service