Secrétaire / accueil / administratif (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 14 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

12 Mois

Salaire

Mensuel de 2025.99 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Normes rédactionnelles Exigé
• Techniques de prise de notes Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé
  Qualité secrétariat

Description de l'offre

Placé sous l'autorité hiérarchique du directeur, des deux directions adjointes, ce poste de secrétariat - accueil - administratif , implique des relations avec les adhérents, les usagers, les salariés permanents des différents secteurs de la MJC ainsi qu'avec le personnel associé à la MJC et tous les services hébergés dans les locaux de la MJC-Maison pour Tous.

OBJECTIFS
- Maintenir un accueil quotidien, dans une qualité et une compétence de relations avec des publics différents.
- Assurer un service d'accueil de qualité pour les habitants, les adhérents, les usagers
- Maintenir l'espace d'accueil agréable, dynamique, vivant
- Assurer une meilleure répartition du secrétariat, respecter les modalités administratives telles que votées
- Tenir la communication quotidienne de la MJC en lien avec le secteur communication (aménagement des espaces, audio, affichages divers et mises à jour...)
- Valoriser les actions et projets de l'association
- Gérer les espaces, les plannings d'occupation des équipements mis à disposition de l'association et le matériel mis à disposition des adhérents, des techniciens d'activités
- Enregistrer efficacement les adhésions et inscriptions aux activités, tenir à jour les listes d'attente (ACM, concerts, activités.)
- Filtrer les appels selon les niveaux d'importance et tenir à jour le cahier des messages

MISSIONS PRINCIPALES
- Gérer l'accueil 35 h / semaine : accueil physique et téléphonique du public et des adhérents et usagers : information, orientation, inscriptions, encaissements..
- S'assurer en lien avec la direction, des mises à disposition des salles et des réservations occasionnelles et du planning général d'occupation de la MJC ;
- Propose les mises à jour et suivis quotidiens dont les paramétrages du logiciel d'inscription Noé
- Tenir la gestion des clés des salles d'activités + mise à jour des fiches individuelles de mise à disposition des clés, ainsi que le paramétrage et le suivi des badges Salto, en lien avec la direction
- Rédiger les différents compte-rendu des réunions d'équipe
- Gérer, ouvrir, et trier le courrier : selon protocole institué
- Enregistrer les différents paiements et transmission à la comptabilité, remise des reçus
- Suivre les états de présence : fiches suivis par activité, listes des enfants inscrits en ACM, pointages, sous la responsabilité de la direction
- Organiser et actualiser les informations fonctionnelles vis-à-vis des adhérents sur la vie de la MJC (internet, courrier, via les intervenants d'activités)
- Transmettre les informations aux différents interlocuteurs
- Participer à la création des supports d'information
- Gérer les commandes des repas (ACM) en lien avec la direction de la MJC, les équipes des différents centres et avec l'équipe de la cuisine centrale (planning, nombre, réservation, lieux, régime alimentaire) et vérification des factures correspondantes (nombre de repas facturés)
- Elaborer, mettre à jour et archiver des documents communs à l'ensemble de l'équipe
- S'assurer de la rédaction de courriels fonctionnels en lien avec les adhérents
- Garantir les règlements intérieurs de l'association en matière de modalités administratives et plus particulièrement de remboursements, une fois validation par la direction
- Respecte les modalités réglementaires en cours

PROFIL :
- Expériences significatives dans le secteur associatif, de l'accueil et de l'administration.
- Sens de l'organisation et des relations humaines
- Fortes capacités rédactionnelles et de synthèse
- Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise du logiciel d'inscription « Noé » ou équivalents
- Aisance auprès du public.
- Méthode, organisation, rigueur.
- Fait preuve de discrétion et de confidentialité
- Fait face aux situations stressantes

C.D.D. de remplacement à temps plein du 1er juillet 2025 au 30 septembre 2026, Groupe C (indice 285) de la Convention Collective « ECLAT ».