Assistante d'agence (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

5 An(s)

Salaire

Mensuel de 1971.71 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Logiciels comptables
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Organiser le traitement des commandes
• Réaliser des opérations comptables
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  Secrétariat assistanat gestion PME PMI

Description de l'offre

Nous recherchons un Assistant d'agence (H/F) afin d'intégrer et renforcer notre agence du Thor (84)

Vos missions :

Assister la Direction des agences d'Avignon et Gap (Déplacements mensuels à prévoir sur Gap: 2 jours consécutifs),
Gérer le standard téléphonique et le courrier (postal et mail),
Assurer la liaison avec le siège social,
Saisir les rapports de chantiers (affectation ouvriers, matériel, fournitures),
Gérer administrativement les E.P.I,
Gérer le suivi client (affaires, devis, facturation, relances),
Mettre à jour la base de données clients/fournisseurs (CRM),
Gère la sous-traitance,
Établir les D.I.C.T (Déclaration d'Intention de Commencement de Travaux), demande des arrêtés de circulation et PPSPS (plan de prévention),
Suivre les supports TOTAL (cartes, télépéages),
Gérer le personnel (visites médicales, formations, relevés d'heures, planning apprentis),
Suivi d'indicateurs,
Maintenir la confidentialité et la discrétion des dossiers sensibles,
Veiller à l'application et au respect des consignes de sécurité.

Liste non exhaustive

Profil
Savoir-faire :

Vous avez un BAC +2 minimum et bénéficiez d'une expérience significative sur un poste similaire,
Vous maîtrisez la gestion des documents administratifs et opérationnels liés à l'activité chantier (contrats, devis, factures, rapports de suivi, dossiers techniques, etc.), acquise idéalement dans un environnement du secteur du paysage, BTP ou activités connexes,
Vous maîtrisez les outils informatiques (notamment Word et Excel) et avez une facilité d'adaptation aux différents logiciels.

Savoir-être :

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, vos qualités organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles.