Adjoint-e en gestion administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H30 Autre (37H30 Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

INM 366 soit 1801.74€ brut mensuel

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Description de l'offre

Référence sur le site de l'UCA : 2025040C

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Le/la Gestionnaire de Scolarité exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la formation au sein de la Scolarité des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales et de Pharmacie. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Le/la Gestionnaire est placé-e sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Scolarité concerné au sein des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales et de Pharmacie. Le Service de la Formation est structuré en 2 Pôles de Scolarités qui se répartissent la gestion de l'ensemble des formations des deux UFRs (Médecine et Pharmacie).

ACTIVITES ESSENTIELLES :
Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et internes
- Gérer le courrier et les courriels concernés
- Accueillir les usagers
Réaliser les actes administratifs et de gestion courante du service de la scolarité
- Gérer les inscriptions/réinscriptions administratives
- Organiser et gérer les campagnes de candidature et d'inscriptions pédagogiques des étudiants
- Préparer et assurer le déroulé des examens du périmètre de formation concerné
- Mettre à jour l'espace numérique de travail et les tableaux d'affichage
- Assurer la gestion des emplois du temps et de la réservation des salles, en collaboration avec le service ADE
- Assurer la gestion et le suivi des stages
- Envoyer les certificats de réception, diplômes et attestations diverses du cursus visé
- Participer/organiser les sessions d'examens
Participer aux conseils de perfectionnement et réunions pédagogiques
Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe
Participer aux actions de communication de promotion de l'offre de formation : Journée Portes Ouvertes.
Classer et archiver les dossiers
Participer aux activités générales du Service et à celles des UFRs

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication

Compétences opérationnelles :
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Discrétion / Confidentialité
- Discernement professionnel

PREREQUIS / FORMATION souhaitée :
- Diplôme de niveau 3 dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative.

SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Congés : 49 jours annuels (base temps plein 37h30)
- Contraintes horaires en fonction du calendrier de gestion (occasionnelles et antcipées)
- Déplacements dans les centres d'examen (agglomération)
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
- Accès Parking
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

POUR POSTULER :
Veuillez faire parvenir un CV et une lettre de motivation au plus tard le 4 juillet 2025 à l'attention de M. le Président de l'Université Clermont Auvergne par mail