Assistant(e) Exécutif(ve) de Direction (F/H) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

38H50 Autre (38H50 Autre)

Expérience

4 An(s)

Salaire

Annuel de 37000.0 Euros à 39000.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Méthode de classement et d'archivage Exigé
• Techniques de prise de notes Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Classer des documents Exigé
• Collecter et analyser des données, des informations Exigé
• Créer, organiser ou coordonner un évènement Exigé
• Gérer un planning Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Organiser des déplacements professionnels Exigé
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier Exigé
• Réaliser une veille documentaire Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Relayer de l'information Exigé
• Capacité à gérer des agendas contraints Exigé
• Maitrise indispensable du Pack Office Exigé
• Excellentes qualités rédactionnelles Exigé
• Curieux(se), être force de propositions Exigé
• Télétravail possible Exigé

Formations nécessaires

• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat direction
  BTS/DU, Licence ou Master

Description de l'offre

Descriptif du poste
WWF France recherche pour sa Direction générale et sa Présidence un(e) Assistant(e) Executif(ve) de Direction dans le cadre d'un CDI à temps plein.
La mission de la Direction générale du WWF France est d'impulser la stratégie de l'organisation ; de représenter le WWF France auprès des instances institutionnelles et dans les médias ; de coordonner les équipes avec les directeurs réunis en Comex ; de représenter la France au sein du réseau WWF International ; de piloter certains projets transversaux particulièrement structurants pour le WWF ; et de réaliser un travail d'influence auprès des décideurs privés et publics.

Missions

En lien étroit et direct avec la Directrice générale et la Présidente, le rôle de l'Assistant(e) exécutif(ve) de direction est d'assurer le bon fonctionnement de la direction générale, de la présidence et des diverses instances de gouvernance de la fondation.
Véritable relais de confiance, vous apporterez un service d'assistanat de haut niveau dans la gestion de leurs activités quotidiennes et la coordination des divers projets transversaux pilotés depuis la direction générale. Vos activités seront les suivantes :

Pilotage et gestion de la Direction générale (DG) et de la présidence
Gestion proactive de l'agenda, des priorités et des déplacements de la Directrice générale et de la Présidente ;
Organisation du bon déroulement des rendez-vous, des réunions (conférences téléphoniques, enchaînement des rdv, personnes associées, etc.) ;
Lien étroit avec les autres directions, les experts thématiques, et les membres du Comex ;
Supervision de la correspondance entrante et sortante de la DG et de la présidente
Gestion des notes de frais, des dépenses et suivi administratif, budget
Encadrement d'un stagiaire ou contrat de professionnalisation qui assure le soutien aux tâches administratives notamment.

Secrétariat du Comex
Constitution (ordre du jour, sujets abordés) et diffusion des dossiers Comex ;
Prise de notes pendant le Comex, dont le relevé de décision (appui outil IA possible) ;
Coordination de la rédaction et de la validation du compte-rendu aux équipes, diffusion en ligne du compte-rendu et des pièces associées ;
Préparation des briefing notes sur différents sujets d'intérêt à la demande de la DG/Présidence
Assure la communication interne régulière du Comex/DG vers les salariés.

Gestion et coordination des instances de gouvernance du WWF France
Gestion et préparation des réunions et suivi des sujets (des ordres du jour, convocations, save the date, documents joints etc.) ;
Suivi des administrateurs et des besoins associés ;
Participation aux réunions et prise de note ; rédaction des compte-rendu et procès-verbaux ;
Suivi des décisions et projets liés aux instances de gouvernance.

Animation de la vie interne du WWF France
Préparation de réunions et de dossiers pour la gouvernance (Comité exécutif, Conseil d'administration, Bureau etc.)
Veille proactive de la vie de la maison ; rédaction et envoi de communications internes au CA à minima 1 fois/mois avec la synthèse des faits saillants
Organisation d'évènements internes ou externes
Animation de l'Intranet pour ce qui concerne les instances.