Secrétaire polyvalent / Secrétaire polyvalente (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

37H Autre (37H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Rémunération statuaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent
  Secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

Dans le cadre du renforcement de l'organisation administrative de la Direction de la Prévention et Sécurité de Proximité, la Ville de Saint-Tropez recrute un(e) Secrétaire Polyvalent(e). Véritable soutien à la direction, vous assurerez la gestion administrative quotidienne du service, tout en participant ponctuellement à des missions de gestion budgétaire, logistique et de remplacement.

Missions principales :

1. Gestion administrative des ressources humaines :

- Suivi et mise à jour des effectifs du service
- Élaboration et mise à jour des dossiers agents (identité, affectation, agrément, cartes professionnelles, véhicules, etc.)
- Suivi des habilitations (vidéoprotection, fichiers, règlement de service, etc.)
- Préparation des ordres de mission (formations, déplacements)
- Saisie et mise à jour des plannings (ASVP, opérateurs vidéo, agents des bornes)
- Rédaction et notification des fiches de poste
- Préparation des dossiers d'accidents du travail
- Suivi et anticipation des formations obligatoires (FIA, FCO, armement)
- Enregistrement des formations, gestion des cartes professionnelles

2. Appui à la gestion comptable (en remplacement ou appui) :

- Suivi des dépenses et respect des engagements budgétaires (devis, factures, bons de commande)
- Suivi des marchés publics et élaboration des tableaux de bord
- Gestion du catalogue de commande en lien avec le marché public
- Passation des commandes pour les besoins du service

3. Tâches administratives transversales :

- Rédaction de courriers, notes internes, réponses aux administrés
- Gestion et suivi des objets trouvés (remise aux domaines, destruction)
- Suivi des fournitures de bureau
- Archivage et classement des dossiers administratifs

Missions de remplacement et occasionnelles :

- Gestion des achats, commandes, contrats et conventions
- Accueil physique et téléphonique du public, gestion des registres
- Suivi administratif des sociétés de sécurité privée
- Élaboration des plannings hebdomadaires en lien avec l'encadrement
- Suivi des dossiers OMP (Officier du Ministère Public), RAPO (Recours administratif préalable obligatoire), demandes d'indulgences
- Signalement des anomalies ou dysfonctionnements matériels ou logistiques
- Saisie et notification des RAPO
- Gestion des outils de verbalisation et du matériel de contrôle
- Traitement et enregistrement du courrier entrant et sortant

Profil recherché :

Connaissances requises :
- Fonctionnement d'une collectivité territoriale et organisation d'un service de sécurité
- Connaissances de base en gestion RH et administrative
- Connaissance des règles budgétaires (appréciée)

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
- Aisance avec les logiciels métiers et navigation internet
- Capacité de rédaction et de synthèse
- Organisation, rigueur et autonomie

Qualités personnelles :

- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
- Réactivité, polyvalence et sens des responsabilités
- Aptitude au travail en équipe
- Sens du service public
- Ponctualité, disponibilité et esprit d'initiative


Conditions d'exercice et avantages collectifs :

- Poste à temps complet 37h + 12 jours de RTT
- Travail en bureau, avec interaction régulière avec les agents de terrain et le public
- Prise en charge du parking du port ou de la navette maritime
- Carte Ticket restaurant (prise en charge à 60% par l'employeur)
- Forfait mobilités durables
- Complément indemnitaire annuel (CIA)
- CNAS (loisirs, sport, culture)
- Participation mutuelle prévoyance à hauteur de 25 euros
- Participation à la prévoyance à hauteur de 25 euros
- Vélo à assistance électrique à disposition