Assistant(e) de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

36H Autre (36H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Selon le profil

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

Dans le cadre d'un remplacement, en collaboration avec la Directrice de la faculté de Psychologie et rattaché(e) hiérarchiquement au R.A.U.

Principales missions :
- Gérer l'administration pédagogique pour les étudiants en Master de psychologie :
*Assurer l'accueil, le contact quotidien et la transmission de l'information pour les étudiants, les enseignants,
*Être en charge des inscriptions avec suivi,
*Organiser les rentrées des étudiants,
*Suivre les dossiers administratifs : règlements étudiants, plannings, feuilles d'émargement, absences, rattrapage des cours, emplois du temps, .
*Organiser la formation sur le plan logistique : réservation des salles, préparation des documents administratifs et pédagogiques,
*Planifier les évaluations : préparation des épreuves, gestion des sujets d'examens, du déroulement des surveillances, saisies de notes et impression des bulletins.
*Assurer le reporting de certaines actions,
*Renseigner les tableaux de bord, de suivi de l'activité et veiller à la bonne réalisation de chaque tâche dans le respect des délais impartis,
*Réaliser les tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, de courriers, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents.),
*Communiquer et rendre compte de son travail.

- Assurer la mise en œuvre logistique des manifestations organisées par le département (journées de rentrée, conférences, colloques, journée d'études, etc.)

- Gérer la Formation Professionnelle Continue (FPC)
*Assurer l'accueil téléphonique des stagiaires, employeurs-organismes financeurs, formateurs, rédiger des mails à leur attention,
*Assurer la prospection et la constitution de fichiers clients,
*Collecter les informations pour la réalisation des plaquettes, site internet et les mettre à jour chaque année,
*Participer aux réunions mensuelles avec la Direction Pédagogique, établir les comptes rendus,
*Participer aux réunions de chaque formation avec la Direction Pédagogique et les formateurs,
*Gérer administrativement les stagiaires, employeurs-organismes financeurs, formateurs,
*Participer aux réunions qualité et aux réunions de la Direction de la Formation Professionnelle,
*Réaliser le Bilan Pédagogique et Financier annuel et les bilans de formation périodiques,
*Accompagner les formateurs et la Direction Pédagogique sur l'ensemble du process de la FPC,
*Assurer la veille réglementaire et appliquer les nouvelles normes,
*Assurer l'audit qualité récurrent de la FPC - Qualiopi.



Profil :
*Formation : Bac + 2/+3 avec une expérience souhaitée dans la gestion administrative de la Formation Professionnelle Continue et la conduite des audits qualité QUALIOPI,
*Bonne connaissance des outils informatiques de gestion et de secrétariat,
*Adaptation aux outils internes,
*Bonne capacité rédactionnelle,
*Bonne capacité d'accueil physique et téléphonique,
*Polyvalence, organisation, rigueur, fiabilité
* Sens de l'accueil,
* Capacité d'adaptation aux différents publics.

Salaire ; selon le profil