Assistant(e) administratif(ve) rattaché(e) vie scolaire (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Mensuel de 1980.00 Euros sur 12 mois

50% des frais de transport en commun

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Coordonner l'activité d'une équipe
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Utiliser les outils numériques
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Maitrise du PACK OFFICE Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent
  Secrétariat assistanat

Description de l'offre

Poste à pourvoir au sein d'une école d'art.
Contrat de six mois à temps complet.
Vous êtes le premier lien entre l'institution et sa communauté.

Vos missions :
- Ouverture ou fermeture de l'école (sécurité, lumières, fenêtre etc...),
- Accueil du public physique et téléphonique (renseignements sur l'école et orientation des appels au bon collaborateur),
- Coordination auprès des étudiants de leurs installations et de leurs outils (intranet, email, suite adobe, edusign),
- Gestion de l'Agenda de l'équipe, prise de RDV,
- Contrôle et préparation des salles, matériel, propreté, gestion du matériel,
- Gestion du prêt du matériel pédagogique,
- Gestion du courrier et des mails, mailing & publipostage, envoi des brochures & documents,
- Rédaction de documents administratifs et extractions de données de nos Environnements Numérique de Travail (ENT),
- Mise à jour de tableaux, saisie sur logiciels et environnements numériques de travail (ENT),
- Suivi de l'assiduité des étudiants,
- Préparation des dossiers de prospects,
- Préparation logistique et participation aux événements de l'école : Salon, JPO etc...

SOFTSKILLS indispensables pour occuper le poste :
- Goût pour la communication & les relations humaines,
- Adaptabilité & Résilience,
- Organisation & Rigueur,
- Sens du service & Empathie,
- Discrétion & Professionnalisme.

Horaires fixes :
- École avec public (selon planning pédagogique : 7H45/ 30mn de pause/ 15H15,
- École sans public (selon planning pédagogique) :9H/ 30mn de pause/ 16H30.