Secrétaire de direction bilingue (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Mensuel de 2200.0 Euros à 2500.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Description de l'offre

Nous recherchons une personne dynamique, motivée et dotée d'un excellent sens de l'organisation pour assurer la gestion de tâches administratives au sein de l'association ITCC.
ITCC is looking for a dynamic, organised, meticulous and self-motivated Administrative Assistant to join its office. The selected candidate will help ITCC in a range of office tasks and will report to the ITCC Director of Operations.

Vos principales responsabilités :
Assister la Directrice des Opérations / Support to the Director of Operations
o Assurer le suivi de diverses tâches administratives / Handle all types of administrative requests
o Planifier des réunions et produire des synthèses / Plan meetings and take minutes
o Mettre à jour les listes des différents contacts / Maintain contact lists
o Assurer la gestion des déplacements / Book travel arrangements
o Apporter un appui à la facturation / Prepare invoices
o Etre en support de l'ensemble des aspects logistiques des évènements / Assist in all the logistics aspects of events including registration, travel, accommodation, venue, catering and others
o Autre support administratif selon les besoins auprès de la Directrice des Opérations / Other administrative tasks on behalf of the Director of Operations as required.

Assister le Comité d'Education et de Formation de l'Association / Support to the Education and Training Committee
o Coordonner les réunions physiques et les visioconférences, rédiger les comptes rendus / Coordinate visio & F2F meetings and prepare reports
o Organiser les Journées de Formation tous les deux ans (population visée : pédiatres oncologues et infirmières de recherche) / Organise the Training Days and Nursing Days every two years
o Constituer la documentation nécessaire dans le cadre de demandes de bourse / Prepare documents within the scope of fellowship applications
o Assurer le suivi de toutes autres activités auprès du Comité / Other administrative tasks on behalf the Education and Training Committee as required.

Profil recherché / Skill specifications, profile and experience :
- Niveau d'anglais et de français courant indispensable pour le poste tant à l'écrit qu'à l'oral / Fluency in spoken and written English and French
- Expérience confirmée dans un poste d'assistanat / Proven professional experience in administrative or personal assistant roles
- Sens de l'organisation et bonne gestion du temps de travail et des urgences / Excellent organizational and time-management skills
- Maîtrise de MS Office
- Adaptabilité / Ability to multi-task and work flexibly and adaptively
- Sens du détail, rigueur, discrétion / Excellent attention to detail and commitment to quality
- Excellent relationnel / Excellent interpersonal and relationship management skills
- Idéalement appétence pour les domaines de la santé et de la recherche / Ideally interest in health and research