Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

39H Autre (39H Autre)

Expérience

12 Mois

Salaire

Annuel de 30000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Normes rédactionnelles
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Techniques de numérisation
• Techniques de prise de notes
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Collecter et analyser des données, des informations
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Gérer un planning
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser et contrôler un approvisionnement
• Réaliser une veille documentaire
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Relayer de l'information
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac+3, Bac+4 ou équivalents
  BTS assistant manager
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents
  BTS assistant de gestion PME PMI

Description de l'offre

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de la MDPH, l'assistante de direction effectue prioritairement ses missions d'assistance à l'activité en matière de gouvernance, de communication, de qualité et de gestion des ressources.
Il/elle assure par ailleurs des missions d'assistance pour l'administration générale et la coordination générale de la MDPH au sein du Pôle Ressources
- Assurer le secrétariat des réunions institutionnelles de la MDPH (convocation, ordre du jour, comptes-rendus, délibérations, .) :
- Élaborer les documents relatifs aux différentes instances décisionnelles (rapport d'activité, interventions diverses) en lien direct avec la direction.
- Élaborer, organiser et diffuser le planning des réunions institutionnelles en collaboration avec l'assistante des responsables de Pôle.
- Gérer, suivre l'élaboration, la signature et l'exécution des conventions de partenariat
- Contribuer au recueil des données des rapports d'activités et assister la direction dans leur élaboration.
- Classer et ordonnancer par priorité les interventions tant en interne qu'en externe avec gestion de la demande à partir des données du dossier informatisé (Solis et Gestion Électronique des Documents GED).

- Recenser les besoins en équipement des services de la MDPH.
- Gérer le stock des fournitures, des équipements et des courses et réaliser les commandes nécessaires au fonctionnement de la MDPH.
- Gérer le stock imprimés et supports de communication et réaliser les commandes auprès des imprimeries (Conseil départemental, Caisse d'Allocations Familiales, Imprimerie Nationale).
- Organiser le suivi de la maintenance des véhicules de services en lien avec le garage départemental.

- Gérer les habilitations des personnels concernant le Système Informatique en lien avec le technicien informatique.
- Contribuer à la démarche qualité de la MDPH.
- Être le correspondant RGPD (Règlement Général de la Protection des Données) de la MDPH en lien avec le Délégué à la Protection des Données du département et réaliser le recueil et suivi des traitements nécessaires.
- Créer et formaliser les documents, procédures et outils utiles au bon fonctionnement de la MDPH.
- Être garant du bon classement, nommage et archivage des documents et données numériques et du réseau.
- Participer à l'élaboration des tableaux de bord de suivi d'activité avec la direction
Assistance administrative
- Concevoir et rédiger différents courriers, notes, rapports et comptes-rendus.
- Planifier divers rendez-vous pour la direction et préparer les réunions partenariales.
- Gérer divers plannings logistiques en lien avec les autres agents du Pôle Ressources (salles de réunion, véhicules, interventions diverses.)
- Assurer la continuité de service et l'accueil téléphonique au sein du pôle ressources

Horaires 39h hebdo, 27 CA et 21 RTT (dont 5 collectifs) annuels
Avantages sociaux proposés : participation mutuelle collective MNT, prévoyance, abonnement transport ou covoiturage, carte numérique chèques déjeuner (8€ par jour 60% employeur et 40% agent), comité nationale d'action sociale CNAS
Grille Rédacteur territorial