Office Manager (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

39H Autre (39H Autre)

Expérience

1 An(s) - EN RH

Salaire

selon profil et expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique Exigé

Formations nécessaires

• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Exigé
  Gestion ressources humaines

Description de l'offre

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Office manager polyvalent(e) et dynamique, véritable pilier du bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Missions
Au sein d'une équipe dynamique dans un environnement stimulant et exigeant, vous occupez un poste très polyvalent rattaché à la Direction Générale et supervisé par l'Assistante de Direction. A ce titre, vous jouez un rôle central dans l'organisation de la vie de bureau et le soutien aux équipes et vous assurez les tâches suivantes :

1. Gestion administrative et RH
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Appui aux procédures RH (onboarding, vie du salarié)

2. Gestion des services généraux
- Gestion et optimisation des espaces de travail (bonne tenue des locaux, fournitures, matériel, équipements, sécurité, agencement des bureaux, contact avec les bailleurs des sites de l'entreprise, .)
- Interface avec les prestataires de service participant au bon fonctionnement des batiments (ménage, maintenance, électricien, etc.)
- Gestion et suivi du matériel informatique et téléphonique, ainsi que la création et le suivi des tickets auprès de nos prestataires informatiques

3. Support aux équipes et à la direction
- Organisation des déplacements des équipes (réservations, feuilles de route.)
- Organisation d'évènements internes et externes (séminaires internes, congrès, visites.)
- Gestion des signatures électroniques et de l'archivage des documents
- Contribution ponctuelle à la mise en forme de différents types de documents (courriers, présentations, rapports, .)
- Animation de la vie interne via l'organisation d'événements internes pour renforcer le bien-être et la qualité de vie au travail (team building, afterwork, café du lundi.)
- Contribution à la communication interne et à la diffusion d'informations auprès des équipes

Profil recherché :

Qualités & compétences requises :
- Sens de l'organisation, rigueur et réactivité
- Polyvalence, autonomie et sens de l'initiative
- Excellent relationnel et sens du service
- Discrétion et confidentialité
- Bon niveau d'anglais (oral et écrit)
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, logiciels de gestion,.)
- Expérience dans la gestion/organisation de voyages professionnels ainsi que d'achats divers

Formation et expérience :
- Bac+2 à Bac+5 en gestion, administration des entreprises, ressources humaines ou équivalent
- Expérience exigée de 2 à 5 ans sur un poste similaire

Pourquoi nous rejoindre ?
- Une entreprise à taille humaine engagée dans des projets porteurs de sens
- Un environnement dynamique, stimulant et bienveillant
- Des missions variées et transversales, au contact de toutes les équipes
- L'opportunité de développer ses compétences, d'être force de proposition et de contribuer à l'amélioration continue de l'organisation interne

Candidature : Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à f.nastoga@aelisfarma.com