Chargé.e d'accueil / Gestionnaire administratif.ive en Etat Civil (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 3 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Selon la grille de la FPT

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer un accueil téléphonique
• Identifier, traiter une demande client

Description de l'offre

L'Agent assure l'accueil physique et téléphonique en Mairie, la gestion de dossiers et les procédures liées à l'Etat Civil.

MISSIONS :

- Accueillir, orienter et informer les usagers (accueil physique et téléphonique),
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents,
- Gérer les formalités administratives courantes : délivrer des copies d'actes d'état civil, assurer les inscriptions sur les listes électorales, gérer le courrier et les messages électroniques,
- Traiter les demandes liées aux mariages, PACS, décès, procédures de changement de nom, prénom ou sexe etc,
- Contribuer à la gestion du cimetière et répondre aux demandes,
- Délivrer des documents administratifs (attestation etc.),
- Réaliser des travaux de bureautique,
- Rédiger des courriers courants,
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation mis à disposition du public,
- Gérer les affichages réglementaires,
- Procéder au classement et à l'archivage.
- Au besoin, participer à l'organisation matérielle et administrative des élections,
- Tenir les plannings de la salle des mariages, du bureau des élus, des véhicules de service.

COMPETENCES :

- Connaissance des différentes démarches liées à l'Etat Civil, aux acteurs territoriaux,
- Sens de l'écoute de l'analyse, techniques d'accueil du public,
- Sens de l'organisation et du service public,
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique, éventuellement des logiciels Arpège Requiem, Mélodie, Berger-Levrault (formation possible à la prise de poste),
- Discrétion et autonomie,
- Adaptabilité.

CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE :

- Présence régulièrement nécessaire le samedi,
- Contrat à temps complet de 3 mois renouvelable,
- Attribution des titres-restaurant.