Secrétaire Assistant.e (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 1 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Horaire de 12.0 Euros à 14.0 Euros

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Comptabilité générale Exigé
• Gestion administrative du courrier Exigé
• Normes rédactionnelles Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Classer des documents Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Organiser la logistique des recrutements et des formations Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Réaliser des opérations comptables Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique Exigé
• Saisir des documents juridiques Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles Exigé

Description de l'offre

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Président de la MDA 46 et sous l'autorité fonctionnelle de la Directrice, le/la Secrétaire Assistant.e sera chargé.e, au sein de l'équipe pluridisciplinaire de :
Accueil et information :
- Accueil téléphonique et physique des adolescents, parents, professionnels et partenaires lors des temps d'ouverture de la MDA.
- Aider les jeunes et les parents à exprimer leurs demandes.
- Repérer les situations nécessitant un accompagnement
- Renseigner sur les modalités de prise en charge au sein de la MDA
- Accueillir et accompagner des stagiaires reçus à la MDA

Suivi administratif et comptable :

- Création et gestion des documents et outils de suivi d'activité
- Gestion des agendas de l'équipe
- Gestion du courrier, préparations de réunions, rédaction de compte rendus et PV de réunions dans le respect des délais
- Rédaction, enregistrement et archivage du courrier, des dossiers utilisateurs, et tout document administratif
- Gestion administrative et opérationnelle du fonctionnement des instances associatives
- Participation à l'exploitation et au suivi des données d'activité y compris numériques (site, ) ; alimentation des outils numériques à partir des informations communiquées par l'équipe
- Préparation des éléments de salaire des permanents et prestataires en lien avec la direction, suivi administratif des dossiers du personnel (suivi congés, arrêt de travail, des organismes sociaux )
- Saisie et enregistrement des pièces comptables en lien avec le cabinet comptable et la direction
- Suivi des contrats de prestations de services extérieurs
- Participation à la rédaction du rapport d'activité
- Élaboration et actualisation de tableaux de bord et d'outils numériques (suivi d'activité, RDV, réalisation de fiches action )
- Réception, tri et transmission fidèle et réactive d'informations (courrier, messagerie, notes d'information, téléphone, passages.) auprès de chaque interlocuteur concerné
- Recensement, commande, gestion et suivi des besoins liés à l'activité (équipements, abonnements, fournitures diverses)
- Suivi et traçabilité des dossiers transmis par la hiérarchie
- Encadrement de stagiaires (occasionnellement), suivi de la documentation et des conventions de stage

Savoirs, connaissances requis :
Notions administratives, juridiques et législatives
Maitrise d'outils administratifs et de suivi (tableau de suivi des dépenses, prépa paie, plannings.)

Qualités professionnelles requises :
- Qualités relationnelles et sens de l'accueil, écoute et observation
- Discrétion professionnelle
- Rigueur, méthode, organisation
- Sens de l'anticipation des échéances
- Esprit d'initiative, d'analyse et de synthèse
- Souplesse, capacité d'adaptation (liée à la diversité d'acteurs rencontrés, cultures, modes de fonctionnement)
- Capacité à évaluer des situations
- Capacité à hiérarchiser les urgences, à rendre compte
- Capacité à contribuer au développement du partenariat
- Faire preuve de volonté pour le travail en équipe et en transversalité
- Savoir se rendre disponible sur le plan relationnel (parents, jeunes, partenaires) tout en assurant des tâches plus techniques
- Savoir transmettre des informations au sein de plusieurs pôles de professionnels

Profil :
Diplôme niveau 4 en secrétariat exigé avec solides notions de comptabilité
Expérience métier confirmée exigée
Maitrise d'outils de bureautique et logiciel(s) métiers (suite Office, internet, messagerie, réseaux sociaux, téléphonie fixe, mobile et scanner, copieur )
La connaissance des structures « santé des jeunes » et/ou du public adolescent est un plus.
Permis B exigé.

Poste base a Cahors.
Horaires : 35h par semaine répartis sur 5 jours, comprenant une présence obligatoire le mercredi journée entière et le mardi jusqu'à 20h.