Assistant/Assistante de formation (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1900.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion Exigé
• Concevoir des supports de suivi et de gestion Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Bureautique (Excel, Word, Canva)
• Relation client
• Capacités rédactionnelles

Formations nécessaires

• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Exigé
  Bac+3

Description de l'offre

Nous recherchons un assistant ou une assistante formation pour rejoindre notre équipe dédiée à la coordination des formations de notre organisme de formation.
Il ou elle sera chargé(e) de :
- Coordonner le dispositif de formation:
* Accueil téléphonique et suivi mails
* Identifier les besoins des clients
* Planifier les sessions en collaboration avec les clients et les formateurs
* Recueillir et transmettre les informations nécessaires aux intervenants
* Renseigner les tableaux de suivi de planification (sessions confirmées et prévisionnels)

- Suivre et contrôler la conformité administrative et financière des actions de formation (Qualiopi):
* Etablir les devis
* Préparer les documents administratifs et pédagogiques en conformité avec la certification QUALIOPI et les envoyer sur site (Emargement.)
* Etablir, transmettre et vérifier le retour des conventions signées
* Transmettre et enregistrer les fiches navettes
* Constituer les dossiers administratifs des formateurs
* Contribuer à la démarche qualité (actualiser les procédures et tableau de suivi)

- Effectuer le suivi pédagogique et administratif des actions de formation
* Saisir les actions de formation dans le logiciel FORMDEV
* Etablir les factures clients
* Contrôler les documents des intervenants (feuille de frais et facture)
* Transmettre des livrets pédagogiques et documents règlementaires par mail après la formation
* Réaliser la partie pédagogique sur le BPF

- Analyser les actions (reporting, indicateurs.):
* Evaluer la satisfaction des stagiaires et des clients
* Mettre en œuvre et actualiser les tableaux de suivi des indicateurs
* Proposer des axes d'amélioration

- Assurer la facturation et le contrôle de gestion
* Vérifier les factures des intervenants et les frais de déplacements/justificatifs pour transmission à la comptabilité
* Etablir et transmettre les factures aux clients
* Relancer les factures impayées
* Remplir le tableau de contrôle de gestion

- Participer aux projets du réseau

Le poste est basé au siège social - 100% en présentiel
CDI à temps plein