Assistant / Assistante administratif(ve) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Annuel de 24100.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion budgétaire
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Élaborer des tableaux de bord

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Technique administrative

Description de l'offre

MISSIONS PRINCIPALES :
Suivi administratif et financier des formations dispensées au Quai Alpha:
-Assurer la gestion administrative des inscriptions et la relation avec les apprenants tout au long de leur cursus. (confirmation des inscriptions, suivi des documents nécessaires, etc.).
-Élaborer et mettre à jour les plannings de formation en lien avec les intervenants.
-Gérer les aspects financiers des formations : suivi des paiements, facturation, relances, et suivi des subventions ou financements liés.
-Préparer les documents nécessaires aux audits, certifications ou rapports d'activité des formations en collaboration avec le service formation.
-Assurer un reporting régulier auprès de la direction DAE, du Responsable du pôle formation et du responsable de pôle Communication/ Evènementiel.

Suivi financier et administratif des conventions :
-Superviser la gestion administrative des activités de la Content Factory (contrats, commandes, archivage des documents).
-Suivre le budget de la Content Factory : gestion des factures, contrôle des dépenses et analyse des écarts budgétaires.
-Maintenir une coordination fluide entre les équipes internes et les clients pour assurer le bon déroulement des prestations.
-Contribuer à la mise à jour et à l'optimisation des processus financiers et administratifs spécifiques à la Content Factory.
-Préparer des tableaux de bord financiers et des synthèses pour la direction DAE.

Tâches transverses et gestion quotidienne :
-Tâches administratives pour le service DA
-Participer à l'organisation des évènements
-Contribuer à l'amélioration des processus administratifs et opérationnels.
-Participer à la communication interne en transmettant les informations clés aux équipes concernées.
-Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs externes, en fonction des besoins du Quai Alpha.
-Etablissement des bons de commande dans le Web Engagement
-Binôme dans la gestion des locations de salles, bureaux et leurs logistiques
-Suppléance dans la gestion des formalités internationales

MISSIONS SECONDAIRES :
-Appui au studio de production à la demande du responsable du pôle communication/ évènementiel
-Soutien au département événementiel à la demande du responsable du pôle communication/ évènementiel

Nous offrons une rémunération compétitive ainsi que des avantages sociaux attractifs (CSE, titres restaurant, mutuelle santé...).

Si vous êtes une personne organisée, polyvalente et dotée d'excellentes compétences dans les outils bureautiques, et que vous souhaitez rejoindre une organisation dynamique, veuillez postuler en ligne, dès maintenant, avec votre CV détaillé. La lettre de motivation est un plus.