Secrétaire du département GEA (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H30 Autre (37H30 Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

C

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective
• Expliquer et faire respecter les règles et procédures
• Repérer des dégradations ou incidents
• Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs
• Capacité d'écoute et d'adaptation
• Disponibilité
• Excellent relationnel
• Maitrise des outils bureautiques

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent
  Administration

Description de l'offre

Mission

Au sein de l'IUT d'Orléans, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA).

Activités principales

Rattaché(e) hiérarchiquement au chef de département et au responsable des services administratifs, vos activités sont les suivantes :

Assurer l'accueil et la gestion administrative du département

Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, entreprises et vacataires)
Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demandes d'informations, demande de rendez-vous...)
Rédiger et transmettre les courriers administratifs
Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
Classement et archivage

Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques

Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée
Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)
Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)
Gérer les absences (SCODOC)
Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation
Afficher la liste des membres du Jury
Impression et affichage la publication des résultats après les jurys
Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)
Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap
Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis

Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT

Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE
Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)
Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)
Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (Saé, autonomie, .)
Compléter les tableaux de suivi (RH)

Assurer l'appui logistique du département

Participer à l'organisation (achats, installation, .) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, .) et réserver les salles
Participer à l'organisation des soutenances
Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi

Contribuer, en appui, à la gestion financière du département

Établir des bons de commande et vérification des livraisons
Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis
Suivre le stock de matériels et de fournitures