Assistant / Assistante de service formation (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s) - sur un poste similaire

Salaire

selon la grille CCNOF

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Législation sociale
• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Réaliser des déclarations réglementaires
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Gestion PME PMI

Description de l'offre

Finalité du poste :
Assurer la gestion administrative, documentaire et logistique des actions de formation dans le respect des exigences légales, réglementaires et qualité (Qualiopi, OPCO, CPF.).
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Missions principales :
1. Gestion administrative des actions de formation
- Création et suivi des sessions de formation dans les outils de gestion (ERP, tableurs.)
- Préparation et suivi des documents obligatoires : conventions, convocations, feuilles d'émargement, attestations
- Constitution et archivage des dossiers stagiaires (numérique et/ou papier)
2. Suivi des dossiers des participants
- Collecte et vérification des pièces justificatives
- Suivi des inscriptions et relances
- Contrôle de présence, gestion des écarts, transmission des éléments aux financeurs
3. Organisation logistique
- Préparation des salles et des documents pour les sessions
- Coordination avec les formateurs
- Accueil physique et téléphonique des participants
4. Contribution à la démarche qualité
- Participation à la gestion documentaire qualité (Qualiopi)
- Traitement des évaluations stagiaires
- Contribution aux audits internes et externes
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Compétences requises :
Compétences techniques obligatoires :
- Maîtrise impérative d'Excel : filtres, tableaux croisés dynamiques, formules de base, mise en forme conditionnelle
- Très bonne maîtrise de Word et Outlook
- À l'aise avec les outils de gestion documentaire et/ou plateformes LMS
- Bonne expression écrite
Savoir-être :
- Organisation, rigueur et autonomie
- Discrétion professionnelle
- Capacité à prioriser et gérer plusieurs dossiers simultanément
- Sens du service, esprit d'équipe
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Profil recherché :
- Bac +2 (BTS SAM, GPME, DUT GEA.) minimum
- Expérience dans l'administration de la formation ou un environnement réglementé souhaitée
- Capacité à monter en compétence rapidement sur les procédures liées aux organismes financeurs (OPCO, CPF, Pôle Emploi)