Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 24 Mois

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Selon grilles en vigueur à l'IFCE

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement Exigé
• Organiser des déplacements professionnels Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Description de l'offre

Date de prise de poste : dès que possible à partir du 01/09/2025

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non.
Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel de droit public, a priori pour un contrat de 2 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État).

L'Institut Français du Cheval et de l'Équitation est un établissement public administratif sous double tutelle de 2 Ministères . L'IFCE est au service des acteurs de la filière équine avec pour principales missions de :
Contribuer à la mise en œuvre des politiques de l'Etat en faveur de la filière équine :
Etre l'institut technique de référence de la filière par des activités de recherche appliquée, de transmission des savoirs (diffusion et formation professionnelle) et de valorisation du patrimoine équestre français.

La délégation territoriale Arc-Méditerranéen (DTArcMed) contribue à la déclinaison des missions de l'IFCE dans les 3 régions Occitanie, Provence-Alpes-Côte d'Azur et Corse. Ces missions sont assurées au sein de la DTArcMed par des équipes localisées à Uzès, Toulouse, Rodez et Digne-les Bains.

Le site IFCE du Haras national d'Uzès, accueille une trentaine d'agents dont des agents de direction nationale : recherche, diffusion, formation, valorisation du patrimoine mais aussi une quinzaine de chevaux à l'année ainsi que des chevaux de passage en lien avec les activités du site (formation, recherche, valorisation des patrimoines, location d'infrastructures, manifestations.).

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Déléguée Territoriale Arc Méditerranéen, vous travaillerez au sein de l'équipe présente sur le site IFCE d'Uzès.

En qualité d'assistant-e administrative, vous réalisez à 80% des tâches administratives et 20% accueil du public.

Sur les tâches administratives, vous :

- Facilitez et fluidifiez la vie courante des agents sur site :
Réservation des espaces de réunions et d'échanges en lien avec les responsables d'activités, mais aussi des moyens de transport et hôtels nécessaires aux déplacements des agents

Réalisation de la gestion du courrier et la réception des colis,

Participation à la vie courante du site et de la DT ArcMed (préparation des salles lors des réunions, transport d'agents, ...)

- Participez à l'aspect logistique du site :
Réalisation d'une veille sur les véhicules et information au responsable du pool de toutes anomalies, problèmes, pannes détectés

Gestion des inventaires en lien avec les responsables d'activités

Réalisation du suivi des stocks (fournitures, produits entretien.), participation au suivi des stocks en lien avec les équidés et l'entretien du site

- Participez à la mise en place de la bibliothèque du site
Mise en place de l'organisation et de la gestion logistique de ce centre de ressources documentaires en lien avec les autres bibliothèques de l'IFCE

Sur les tâches d'accueil du public, vous :
Répondez aux sollicitations par email de la boite standard, redistribuez le cas échéant aux interlocuteurs concernés

Réalisez l'accueil téléphonique du site d'Uzès : informez sur les missions de l'IFCE, l'activité du site et la délégation territoriale, orientez les personnes selon leur demande, leur besoin.

Réalisez l'accueil physique du public sur le site d'Uzès : fournisseurs, prestataires, clients


Niveau d'études : niveau 3 - CAP secrétariat (ou similaire) ET 2 ans d'expérience sur poste similaire
Savoir-faire :
Vous savez très bien utiliser les outils informatiques (pack office, boite email.)
Vous avez une très bonne expression orale et écrite en français
Vous savez vous organiser et avez le sens des priorités



Ce poste ne donne pas accès au télétravail