Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 4 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s) - sur un postse similaire

Salaire

à définir selon profil/expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  Secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

Poste à pourvoir du 1er septembre 2025 au 2 janvier 2026.
L'assistant(e) des directions a pour mission de faciliter la gestion quotidienne des activités des membres de la direction en apportant un soutien administratif, organisationnel et logistique. Il/elle assure également la coordination de l'information entre les différents services internes et externes.
Activités principales
Sous la responsabilité du Directeur Général l'assistant(e) des directions aura les missions principales suivantes :
GESTION ADMINISTRATIVE :
Gérer les rendez-vous au quotidien des différentes directions ; Suivi des courriers entrants/sortants, Réceptionner et trier le courrier ; Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ; Préparer les COTEP Comité Technique et Pilotage - support de présentation avec les directeurs ; Mise à jour des documents applicables (Organigramme, règlement intérieur, livret d'accueil, livret de sécurité, etc) en lien avec le service RH ; Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différentes directions ou de l'extérieur aux personnes concernées) ; Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail ;
ORGANISATION ET COORDINATION :
Accueil physique des visiteurs, clients et partenaires ; Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.) ; Organisation et animation des conseils d'administration et des assemblées générales (en lien avec la DAF et avec la responsable juridique) : Rédaction des lettres de convocation. Recensement des pièces annexes. Aide à la préparation du support de présentation. Envoi des lettres de convocation. Préparation des procès-verbaux à partir des comptes-rendus écrits. Réponse aux sollicitations ponctuelles des administrateurs. Gestion de la signature électronique des documents officiels. Effectuer les formalités requises. Aide à la rédaction des rapports (gestion, gouvernement d'entreprise, orientations stratégiques).
COMMUNICATION :
Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports.) ; Rédaction de la communication interne (gazette) 1x par semaine
RECRUTEMENT :
Publication et mise à jour des offres d'emplois sur le site internet en lien avec le service RH
LOGISTIQUE ET SUPPORT :
Recensement des besoins de matériel, de fournitures et de consommables, à réaliser sur un tableau Excel à transmettre à au pôle administratif et financier pour commande, réception du matériel et vérification du BL avec le BC ; Commande des goodies interne (tasses pour chaque collaborateurs) et goodies pour évènements. Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.) ;

Compétences attendues
Compétences techniques :
- La maitrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook, SharePoint)
- Connaissance des outils collaboratifs (planning partagé, réseau d'Entreprise, etc)
- Connaissances techniques du secrétariat (prise de note, numérisation, classement, archivage, etc)
- Connaissance du droit des sociétés

Savoir-faire :
- Aptitudes rédactionnelles et de communication orale
- Savoir prioriser les sollicitations et les missions principales
- Être polyvalent et réactif

Savoir-être :
- Rigueur, discrétion et sens de la confidentialité
- Réactivité, autonomie et sens de l'initiative
- Bon relationnel, sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités
- Esprit d'équipe et adaptabilité à des environnements exigeants

Information complémentaire :

- Contrat à durée déterminée du 1er septembre 2025 au 2 janvier 2026.
- Titres-restaurant.
- Mutuelle prise en charge à 90 % par l'employeur, niveau de garantie maximum.
- Possibilité d'un jour de télétravail dès l'embauche et jusqu'à trois jours de télétravail après la fin de la période d'essai.


Merci d'adresser votre candidature à l'adresse mail s