Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s) - ou diplôme en lien

Salaire

Mensuel de 1802.00 Euros à 2000.00 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

B - Véhicule léger Exigé

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Compétences rédactionnelles solides Exigé
• Excel, Notion et EBP ou équivalent Exigé
• Gérer des documents réglementaires complexes Exigé

Description de l'offre

Vous êtes responsable du suivi administratif des véhicules entrant et sortant de l'atelier, de la constitution et de la gestion des dossiers réglementaires post-transformation.
Vous assurez également le lien avec les parties externes pour la collecte des documents nécessaires, et vous participez à la communication globale de l'entreprise.
Responsabilités spécifiques
Suivi administratif des véhicules
- Référencer les véhicules à leur arrivée pour assurer un suivi tout au long du processus de
transformation
- Assurer la mise à jour quotidienne du suivi des véhicules en atelier via les outils dédiés (Notion,
EBP, etc.)
- Participer aux réunions de planification pour suivre l'état d'avancement des projets et récupérer
les informations nécessaires à la constitution des dossiers
Gestion documentaire réglementaire
- Effectuer les relances auprès des constructeurs et des clients pour obtenir les documents
nécessaires à la transformation
- Récupérer les données issues du contrôle qualité réalisé par le responsable planning
- Rédiger les annexes et les dossiers réglementaires pour chaque véhicule transformé
- Transmettre ces documents aux parties prenantes externes (clients, constructeurs, etc.)
- Assurer l'archivage des dossiers pour garantir leur traçabilité sur une période de 10 ans
Outils de suivi et amélioration continue
- Utiliser les outils actuels (Notion, EBP) pour le suivi des véhicules
- Participer au développement ou à l'amélioration d'outils internes pour optimiser la gestion du
suivi avant, pendant et après la transformation
Communication
- Suivi et développement des outils de communications
- Accompagner les commerciaux pour alimenter les supports de communication : site internet,
compte Instagram, compte LinkedIn
- Assurer la cohérence et la régularité des publications
Vous vous déplacez 1 fois par semaine sur notre autre site à Evreux avec le véhicule de service.